Sozialsekretär·in mit Verantwortung für die Buchhaltung (70%) - Les Créateliers

• Führung und Bearbeitung der E-Mail- und Postkorrespondenz
• Führung der Lehrpersonenverträge und Stundenpläne
• Führung der Schülerdatenbank (Dolibarr)
• Verwaltung der Anmeldungen (Eröffnung, Nachverfolgung, Wartelisten)
• Verwaltung des Versands des Tätigkeitsberichts, des Programms und des Beitragsaufrufs
• Verfassen von Antworten, Briefen, Notizen, Protokollen
• Verwaltung des Materiallagers
• Einrichtung von Kontrollen zur Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchhaltung unter Einhaltung der von den Zentrumsleitern zugewiesenen Ziele und unter Einhaltung der Buchhaltungsrichtlinien der FASe
• Vorbereitung und Auszahlung der Gehälter der Lehrpersonen, Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge, Meldungen an die verschiedenen Sozialinstitutionen, Jahreslohnausweise
• Vorbereitung und Versand der Rechnungen an die Schüler, Inkasso der Debitoren
• Prüfung, Kontierung und Bezahlung der Lieferantenrechnungen
• Abstimmung der Kunden- und Lieferantenmodule, der Kassen und der Bankbelege mit der Buchhaltung
• Erfassung von Buchungs- und Kostenstellenbuchungen
• Erstellung der Erfolgsrechnung und der Bilanz
• Erarbeitung des Jahresbudgets und der Zwischenprognosen
• Bereitstellung eines finanziellen Dashboards für den Vorstand und Unterstützung der Kassiererin
• Verwaltung der Beziehung zum Kontrollorgan
• Inhaber·in eines EFZ als Kaufmann·in, ergänzt durch eine erfolgreiche vorherige 5-jährige Erfahrung im Bereich Sekretariat und Buchhaltung
• Nachweis von guten Kenntnissen eines Buchhaltungsprogramms
• Selbstständigkeit in der Nutzung spezifischer IT-Systeme, deren Weiterentwicklung und der Massendatenverarbeitung
• Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit und gute Organisationsfähigkeit
• Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Vertrauensverhältnisse aufzubauen
• Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit, das Ergreifen nützlicher und angemessener Initiativen für das reibungslose Funktionieren des Zentrums in enger Zusammenarbeit mit dem Animationsteam und dem Vorstand
• Einfühlungsvermögen, Diplomatie, Flexibilität und ein echtes Dienstleistungsbewusstsein
• Präsenzpflicht am Arbeitsort am Dienstag
• Ferien sind während der Schulferien zu beziehen
• Gehalt gemäss der Lohnskala des Kantons Genf: Maximalstufe 11
• Nach den durchgeführten Vorstellungsgesprächen absolvieren Sie einen Test in Buchhaltung und Redaktion
• Stellenantritt: 1. Januar 2027
• Bewerbungsfrist: 1. November 2026

Beschreibung der FASe

Die Fondation genevoise pour l'animation socioculturelle (FASe) ist eine vom Kanton und den Gemeinden finanzierte Partnerinstitution, deren Aufgabe es ist, den sozialen Zusammenhalt im Kanton Genf zu fördern und zu pflegen, d. h. auf die Qualität der Beziehung zwischen den Individuen und der Gesellschaft zu achten. Durch sozialpädagogische, soziokulturelle und vereinsbasierte Aktivitäten vor Ort, die von den Zentren und den Teams ausserhalb der Mauern durchgeführt werden, reagiert die Stiftung auf die Bedürfnisse der Bevölkerung in Bezug auf Begegnung, Austausch, Solidarität, Bürgerschaft und Lebensqualität mit dem allgemeinen Ziel der Prävention sozialer Desintegration.

Beschreibung der Créateliers

Der Verein les Créateliers ist davon überzeugt, dass kreatives manuelles Handeln ein Träger persönlicher Entwicklungen ist, die die Fähigkeit jedes Einzelnen zum Nachdenken und Handeln stimulieren. Er fördert die Schaffung sozialer Bindungen und verbessert gleichzeitig die Selbst- und Fremdwahrnehmung, um zum sozialen Wandel und zum Entstehen von Solidarität, Kooperation und kollektiver Intelligenz beizutragen. Der Verein les Créateliers organisiert Workshops und Kurse, in denen Techniken und Know-how vermittelt werden, sowie sozialpädagogische Aktivitäten und soziokulturelle Animationen mit dem Ziel der Prävention und Verbesserung der Lebensqualität.

Der Verein wird von der Stadt Genf sowie vom Kanton Genf subventioniert. Die Kurse für Kinder sind subventioniert, während die Kurse für Erwachsene selbstfinanziert sind und einen Überschuss erwirtschaften, der für verschiedene Aktivitäten verwendet wird. Der Verein wird von der Stadt Genf als Freizeitzentrum eingestuft. Das Animationsteam sowie das Verwaltungs- und Reinigungspersonal werden von der FASe entlohnt, die auch für die Koordination der Rekrutierung für diese Funktionen verantwortlich ist. Die Lehrpersonen, die innerhalb der Créateliers unterrichten, werden hingegen vom Verein entlohnt.

Zusätzliche Informationen sind auf der Internetseite der Créateliers sowie in ihrem Tätigkeitsbericht verfügbar. Im Folgenden werden Daten aufgeführt, die das Ausmass der Sekretariats- und Buchhaltungsaktivitäten innerhalb der Créateliers messbar machen:

In Zahlen

Erwachsene in den wöchentlichen Kursen > 210

Erwachsene in punktuellen Praktika > 140

Kinder in den wöchentlichen Workshops > 80

Mitglieder > 500

Angestellte des Vereins > 30

Animationsteam > 3

Sekretär-Buchhalter 1

Reinigungskräfte 2

Wöchentliche Kurse > 30

Jährliche Kundenrechnungen > 1’500

Jährliche Lieferantenrechnungen > 120

Jährliche Lohnabrechnungen > 250

Betriebsbudget

monetär > KCHF 400

Betriebsbudget

nicht monetär > KCHF 450

Ausschreibung

Die FASe schreibt innerhalb der Créateliers eine Stelle als Sozialsekretär·in mit Verantwortung für die Buchhaltung (70%) aus. Im Durchschnitt entfallen 50% des Beschäftigungsgrades auf Sekretariatsaufgaben und 20% auf die Buchhaltung.