Sekretär/in - 80%

Ref 2584165 | Datum: 9 Okt 2026 HUG - Hôpitaux Universitaires de Genève Mit mehr als 13'000 Mitarbeitenden, die 160 Berufe repräsentieren, sind die Hôpitaux Universitaires de Genève (HUG) eine nationale und internationale Referenzeinrichtung. Um mehr über unsere Institution zu erfahren, nehmen Sie sich bitte einige Minuten Zeit, um unsere Retrospektive 2025 zu konsultieren, indem Sie [hier](< >) klicken. Die Hauptaufgabe der Personalabteilung besteht darin, die Entwicklung des Humankapitals der Institution im Hinblick auf die organisatorische Entwicklung sicherzustellen. Sie strebt ständig danach, ihre Praktiken zu innovieren, herauszufordern und zu verbessern, während sie ihre Strategie auf die positive Erfahrung der Mitarbeitenden stützt. Die HR-Politik der HUG basiert auf der Entwicklung von Kompetenzen und beruflichen Laufbahnen im Einklang mit den institutionellen Bedürfnissen und konzentriert sich auf die Berücksichtigung der Person, der Work-Life-Balance sowie der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz. Das Zentrum für Aus- und Weiterbildung der HUG (CFD) entwickelt und setzt eine Reihe von Programmen und Maßnahmen um, um sicherzustellen, dass die HUG über die notwendigen Kompetenzen zur Erfüllung ihres Auftrags verfügen und jedes Teammitglied sein volles Potenzial ausschöpfen und an der Spitze seines Berufs bleiben kann. Zu den Aktivitäten des Zentrums gehören insbesondere spezialisierte pflegerische Ausbildungen sowie die Weiterbildung. Sekretär/in - 80% Sie treten dem Team Organisation und Qualität des Zentrums für Aus- und Weiterbildung der HUG als Sekretär/in bei. Sie übernehmen eine zentrale Rolle bei der administrativen, organisatorischen und operativen Unterstützung innerhalb des Zentrums. In ständigem Kontakt mit dem Koordinationsteam der Ausbildungen und entsprechend den definierten Prioritäten, den geltenden Regeln und Best Practices beteiligen Sie sich an der Planung, Organisation und Nachverfolgung der Ausbildungsaktivitäten; insbesondere übernehmen Sie das Management der Anmeldungen, der Einladungen und der Wartelisten, die logistische Koordination der Sitzungen, die Reservierung von Räumen und Ausrüstungen sowie die Verwaltung der Daten und Aktivitäten im Lernmanagementsystem (Learning Management System LMS). Um diese Mission erfolgreich zu erfüllen, pflegen Sie eine enge Zusammenarbeit, nicht nur im Vorfeld mit dem Koordinationsteam, sondern auch mit zahlreichen internen und externen Partnern. Als Garant/in für einen professionellen und serviceorientierten Empfang gewährleisten Sie den physischen und telefonischen Empfang der Nutzer, informieren und begleiten Sie die Lernenden, Dozenten und Besucher und tragen dazu bei, allen Beteiligten eine Qualitätserfahrung zu bieten. Die Stelle umfasst auch die Teilnahme an den administrativen und finanziellen Prozessen des Zentrums, insbesondere die Bearbeitung von Kaufanträgen, die Überwachung der Leistungen von Lieferanten, die Vorbereitung der Rechnungsstellung an Dritte und die damit verbundenen administrativen Prüfungen. Zudem leisten Sie allgemeine administrative Unterstützung, einschließlich Dokumentenmanagement, Archivierung, E-Mail-Verwaltung, Verwaltung von Vorräten und Material, Erstellung von Protokollen und Korrespondenz sowie die Erstellung und Nachverfolgung von Dashboards, Statistiken und Berichten. Ihr Teamgeist, Ihre Vielseitigkeit und Ihre Fähigkeit, pragmatische Lösungen vorzuschlagen, ermöglichen es Ihnen, aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der Dienstleistungen, zur Optimierung der Prozesse, zur Bearbeitung spezifischer Dossiers und zur Umsetzung der strategischen Projekte und Initiativen des Zentrums beizutragen. Qualifikationen Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/-frau oder eine als gleichwertig angesehene Ausbildung und bringen eine bestätigte Erfahrung von mindestens drei Jahren in einer Funktion als Ausbildungsassistenz, Verwaltungsassistenz oder Sekretariat mit. Sie beherrschen die französische Sprache perfekt in Wort und Schrift sowie die Büro- und Kollaborationswerkzeuge der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint) und moderne Technologien im Zusammenhang mit künstlicher Intelligenz. Erfahrung in der Nutzung eines oder mehrerer Lernmanagementsysteme (LMS) ist ein wichtiger Vorteil, ebenso wie eine ECDL-Zertifizierung, TOSA auf fortgeschrittenem Niveau oder eine gleichwertige Qualifikation. Sie sind sicher im Umgang mit Zahlen und Daten und verfügen über fundierte Kenntnisse im Dokumentenmanagement, insbesondere in Bezug auf DMS, Indexierung, Klassifizierung und Archivierung. Man attestiert Ihnen ein Verantwortungsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit und Liebe zum Detail; Sie wenden Verfahren zuverlässig an und zeigen gleichzeitig Autonomie bei der Organisation Ihrer Arbeit. Sie sind in der Lage, mehrere Aktivitäten gleichzeitig zu bewältigen, passen sich wechselnden Prioritäten an und begegnen Unvorhergesehenem mit Reaktionsfähigkeit, Ruhe und Professionalität. Sie beweisen einen ausgezeichneten Empfangs- und Servicegeist, sehr gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, einen starken Teamgeist und eine echte Eignung zur Teamarbeit. Schließlich beweisen Sie tadellose Diskretion und legen besonderen Wert auf die Wahrung der Vertraulichkeit. Zusätzliche Informationen * Stellenantritt: ab sofort * Anzahl der Stellen: 2 * Beschäftigungsgrad: 80% * Funktionsklasse: 11 * Vertragsart: CDM für 36 Monate * Bewerbungsfrist: * Auskunft: Mme S. Pagnetti-Takorian, cheffe de secteur Organisation et Qualité im Zentrum für Aus- und Weiterbildung der HUG, [E-Mail schreiben](< >) Ihre Bewerbungsunterlagen sollten ein Motivationsschreiben, Ihren Lebenslauf, Kopien der für die Stelle erforderlichen Diplome und Bescheinigungen sowie die letzten 2 Arbeitszeugnisse enthalten. Diese Anzeige richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. In dem Bestreben, zur Bekämpfung der Arbeitslosigkeit beizutragen, fördern die HUG Bewerbungen, die aus...