Assistent der Geschäftsleitung 50% (m/w/d)

• 23. September 2026
• 100%
• Unbefristet
• Corsier GE

Stellenbeschreibung:

Gemeinsam bereiten wir Ihre Zukunft vor.

SAMSIC-Emploi SA, ein Branchenführer, ist heute die Lösung für Ihre Stellensuche im tertiären Sektor.

Im Auftrag eines unserer Kunden suchen wir eine/n Assistent(in) der Geschäftsleitung.

Hauptverantwortlichkeiten:

. Erstellung und Produktion von institutionellen Dokumenten

Gestaltung und Erstellung von administrativen und strategischen Dokumenten.

Verfassen, Korrigieren und Strukturieren von E-Mails, Berichten, administrativen Notizen, Sitzungsprotokollen,

internen Verfahren, Richtlinien und anderen institutionellen Dokumenten.

Zusammenstellen und Synthetisieren von Informationen, um kohärente, präzise und auf die

Empfänger zugeschnittene Dokumente zu erstellen.

Erstellen von professionellen Präsentationen für interne und externe Sitzungen mit Microsoft

PowerPoint.

Erstellen von visuellen Medien und Dokumenten für die interne oder institutionelle Kommunikation mit Canva.

Verwaltung der E-Mails und des Sekretariats der Geschäftsleitung

Verwaltung des Posteingangs der Geschäftsleitung und der ihr anvertrauten Adressen: Empfang, Sortierung, Priorisierung,

Klassifizierung und Archivierung von Nachrichten.

Vorbereitung und Verfassen von Antworten, Einholung der Validierung, sofern erforderlich, sowie Sicherstellung des

Versands und der Nachverfolgung.

Weiterleitung von Anfragen an die zuständigen Ansprechpartner, Durchführung notwendiger Nachfassaktionen und Sicherstellung der

Einhaltung von Fristen.

Garantierung der Rückverfolgbarkeit des Austauschs und strikte Wahrung der Vertraulichkeit der Korrespondenz und der

Anhänge.

Klassifizierung, Ordnung und Archivierung:

Organisieren und Strukturieren der administrativen Akten der Einrichtung.

Klassifizieren, Ordnen und Aktualisieren der physischen Akten in den vorgesehenen Bereichen sowie der digitalen Akten

in den autorisierten freigegebenen oder individuellen Verzeichnissen.

Sicherstellung der physischen und digitalen Archivierung von Dokumenten gemäß einem kohärenten Ablagesystem und den

geltenden Aufbewahrungsvorschriften.

Verwaltung von Versionen, Zugriffsrechten und dokumentarischer Rückverfolgbarkeit, um sicherzustellen, dass Referenzdokumente

identifizierbar und nur für autorisierte Personen zugänglich sind.

Aktualisieren, Organisieren und, falls erforderlich, Reorganisieren der institutionellen Dokumentation.

Vorbereitung der Unterlagen für Behörden, insbesondere für das DIP und das OCIRT, sowie der für Audits,

Kontrollen und interne Verfahren erforderlichen Unterlagen.

Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung:

Generaldirektor: Vorbereitung der institutionellen Unterlagen, Zusammenstellen strategischer Dokumente, Gestaltung von

Notizen, E-Mails und offiziellen Mitteilungen sowie Sicherstellung der geforderten administrativen Nachverfolgung.

Stellvertretender Direktor: Vorbereitung der administrativen und organisatorischen Unterlagen sowie Strukturierung der Dokumente im

Zusammenhang mit dem pädagogischen oder administrativen Betrieb.

Unterstützung des Dekans der Matura und Qualitätsbeauftragten:

Organisieren der Dokumentation des Qualitätssystems.

Gestaltung und Aktualisierung der internen Verfahren.

Strukturieren der Unterlagen im Zusammenhang mit Zertifizierungen, Audits und Kontrollen.

Klassifizieren und Archivieren der entsprechenden institutionellen Dokumente.

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Gesuchtes Profil:

Erforderliche Kompetenzen:

Schriftstellerische und sprachliche Kompetenzen:

Einwandfreies Französisch ist sowohl schriftlich als auch mündlich erforderlich, mit perfekter Beherrschung von Rechtschreibung,

Grammatik, Syntax und Zeichensetzung.

Exzellente Fähigkeit, E-Mails, Berichte, Notizen, Protokolle, Verfahren und professionelle Mitteilungen autonom zu verfassen.

Fähigkeit, Informationen zu synthetisieren, komplexe Dokumente zu strukturieren und den Ton sowie den

Detailgrad an den Empfänger anzupassen.

Gutes Niveau in Englisch (schriftlich und mündlich).

Administrative und organisatorische Kompetenzen:

Sehr hohe administrative Genauigkeit und ausgezeichnetes Prioritätenbewusstsein.

Exzellente Organisations-, Klassifizierungs-, Ordnungs- und Archivierungskompetenz (physisch und digital).

Sinn für Details, Schreibqualität und Rückverfolgbarkeit.

Fähigkeit, mit mehreren Ansprechpartnern der Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten, mehrere Dossiers gleichzeitig zu führen und

Fristen einzuhalten.

IT-Kompetenzen:

Microsoft Word: Exzellente Beherrschung des erweiterten Layouts und der Strukturierung von Dokumenten.

Microsoft Excel: Exzellente Beherrschung von Tracking-Tabellen und der Datenorganisation.

Microsoft PowerPoint: Exzellente Beherrschung der Vorbereitung professioneller Präsentationen.

Sehr gute Beherrschung von professionellen Messaging-Tools, geteilten Kalendern und Dokumentenspeicherorten.

Canva: Die Beherrschung dieses Tools zur Erstellung visueller Medien und institutioneller Dokumente

stellt ein wesentliches Plus dar.

Ausgeprägter Sinn für Vertraulichkeit, Diskretion und Verschwiegenheit.

Zuverlässigkeit, Loyalität und strikte Einhaltung der Anweisungen der Geschäftsleitung.

Autonomie, Urteilsvermögen und Prioritätensinn.

Fähigkeit, mit mehreren Ansprechpartnern der Geschäftsleitung zusammenzuarbeiten.

Initiative und Organisationstalent.

Gesuchtes Profil:

Administrative Ausbildung oder gleichwertig.

Erfahrung in einer administrativen Position oder im Sekretariat erwünscht.

Exzellente Fähigkeit, strukturierte und professionelle Dokumente zu erstellen.

Einwandfreie Beherrschung der französischen Sprache, unerlässlich für die Ausübung der Funktion.

Interesse an strukturierten institutionellen Umfeldern und Qualitätsprozessen.

Wenn Sie bereit sind, diese spannende Herausforderung mit schönen Perspektiven anzunehmen, senden Sie uns so schnell wie möglich Ihre Bewerbung!

NB: Sollten Sie innerhalb von 15 Tagen keine Antwort von uns erhalten, betr