Assistant(e) administratif(ve) (temps partiel)

À propos de nous : SwAPP (Swiss Association of Pharmaceutical Professionals) est une association à but non lucratif dynamique composée de professionnels des produits thérapeutiques. Notre champ d'action inclut les technologies de pointe et numériques, ainsi qu'un engagement fort envers les principes ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance). Notre équipe est passionnée par l'idée de générer un impact significatif, et nous recherchons un(e) assistant(e) motivé(e) pour soutenir nos besoins administratifs.

Lieu : À distance (seuls les candidats possédant un permis de travail valide pour la Suisse seront pris en considération). Pour des raisons pratiques, nous aimerions idéalement quelqu'un situé dans la région de Bern.

Taux d'activité : 10-20 % (environ 4-8 heures par semaine), avec une flexibilité basée sur les besoins de l'entreprise et la disponibilité de l'employé.

Durée du contrat : Le poste commence dès que possible avec un contrat initial à durée déterminée de 6 mois, avec possibilité de prolongation par accord mutuel.

Responsabilités principales :

• Relation client :

Soutenir l'administration des membres, y compris l'intégration des nouveaux membres et la génération de rapports de base
Maintenir la base de données CRM de l'association, assurer l'exactitude et la mise à jour des informations de contact
Gérer les demandes administratives des membres, des partenaires et des autres parties prenantes

• Documentation du personnel : assister à sa préparation et à sa maintenance, y compris les dossiers d'emploi et les paies, conformément aux exigences légales et organisationnelles applicables.
• Administration et archivage de documents : organiser et archiver les documents/dossiers, selon le système de gestion documentaire de l'association
• Réunions : planifier, coordonner et documenter les réunions internes et externes, y compris la préparation des ordres du jour, du matériel de réunion et des actions de suivi si nécessaire.
• Paiements : soutenir le suivi des factures et l'exécution des paiements

Domaines d'implication possibles :

• Marketing & Communication
• Comptabilité & Finance
• Coordination d'Événements & Activités

Compétences et qualifications requises :*

• Expérience avérée dans des rôles administratifs
• Maîtrise des systèmes CRM &/ou ERP et de la suite MS Office ; aisance dans l'utilisation des outils numériques (ex. MS Teams)
• Excellent anglais écrit et parlé (idéalement bilingue)
• Bonnes compétences en communication écrite et verbale

Compétences et qualifications appréciées :

• Expérience en tenue de livres, facturation et organisation d'événements
• Compétence professionnelle en allemand. Des compétences linguistiques supplémentaires (ex. français) sont considérées comme un atout.
• Familiarité avec les systèmes de gestion de contenu de documents et de sites web, ainsi qu'avec l'administration des réseaux sociaux

Attributs personnels :

• Hautement organisé(e), motivé(e) et capable de travailler de manière indépendante dans un environnement à distance
• Souci du détail et conscience professionnelle
• Capacité à travailler en collaboration et attitude orientée service
• À l'aise pour travailler dans une petite organisation en évolution
• Discret(ète) et digne de confiance lors de la manipulation d'informations confidentielles

Ce que nous offrons :

• Une équipe solidaire, collaborative et tournée vers l'avenir
• Travail à distance flexible et horaires de travail adaptables
• Un environnement stimulant qui soutient votre croissance professionnelle et le développement de vos compétences
• Acquérir une expérience pratique dans une organisation à but non lucratif en pleine croissance dans le secteur de la santé
• L'opportunité de travailler directement avec des professionnels de l'industrie et des experts de la santé
• Une exposition à des projets innovants à l'intersection de la santé, de la technologie et du développement professionnel
• Un travail significatif qui contribue à l'avancement des soins de santé et des résultats pour les patients.

Comment postuler : Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation expliquant votre intérêt pour ce poste à swapp@swapp.ch (objet « Job-Assistant »).