Spécialiste Opérations & Administration

À PROPOS DE NOUS

Half Moon Bay Trading GmbH est l'entité suisse d'un petit groupe international de trading propriétaire spécialisé dans le market making de cryptomonnaies1, avec des bureaux en Suisse, à Singapour et en Australie. Nous fonctionnons avec une équipe agile et utilisons des conseillers externes (juridiques, fiscaux, fiduciaires) pour les travaux spécialisés. Cela rend ce rôle exceptionnellement large pour un poste à temps partiel : vous gérez l'administration de l'entreprise de bout en bout et êtes le lien quotidien entre les dirigeants, nos banques et nos conseillers.

CE QUE VOUS FEREZ

Répartition approximative de votre temps :

• Administration et gestion d'entreprise. Correspondance, registres et archivage, assurances, fournisseurs et questions de bureau. Organisation et préparation de documents pour signatures, dépôts et demandes des banques et des conseillers. Vous maintenez l'entreprise ordonnée et prête pour les audits.
• Banque et paiements. Préparer les paiements sur nos comptes bancaires et de plateformes d'échange. Préparer les relevés mensuels et les rapprochements pour nos comptables externes et soutenir les déclarations de TVA.
• Conformité et coordination juridique. Travailler avec des conseillers externes et notre fiduciaire sur les questions réglementaires et de conformité : préparer les documents justificatifs, suivre les points en suspens, faire avancer les flux de travail. Gérer les demandes de documentation KYC et AML des banques et des contreparties, y compris les copies certifiées, les apostilles et la logistique de notarisation. Gérer l'onboarding sur les plateformes d'échange de bout en bout : préparer le dossier KYC et KYB, assurer la liaison avec l'équipe de conformité de la plateforme, et suivre la demande jusqu'à ce que le compte soit actif.
• Dépôts de sociétés et autorités. Dépôts au registre du commerce, exécution de documents et signatures, correspondance avec les autorités suisses.

Tout au long, vous utiliserez des outils d'IA (Claude, ChatGPT ou similaires) pour rédiger, analyser et automatiser. Nous attendons de vous que vous construisiez des flux de travail simples qui éliminent le travail répétitif, et pas seulement que vous utilisiez l'IA pour un e-mail occasionnel.

CE QUE VOUS APPORTEZ

• Formation commerciale, administrative ou commerciale (KV suisse, un diplôme ou équivalent) ou expériences pertinentes. Vous avez déjà effectué un travail de ce type, par exemple dans une fiduciaire, un cabinet d'avocats, une banque, un family office ou une petite entreprise : gestion des paiements, relations avec les banques ou les autorités, tenue de registres sur lesquels d'autres s'appuient.
• Anglais courant (notre langue de travail), écrit et parlé. L'allemand est un avantage, bien que notre fiduciaire et nos conseillers gèrent la correspondance en allemand avec les autorités si nécessaire. Le chinois est un avantage compte tenu de la nature internationale de notre équipe.
• Utilisation quotidienne et confiante des outils d'IA pour la rédaction, l'analyse et la création d'automatisations simples.
• Python de base (nettoyage de données, scripts simples) est un plus.
• Précis, fiable et discret. Vous êtes à l'aise avec la manipulation d'informations financières confidentielles et d'instructions de paiement.
• Autonome et organisé. Vous décidez de ce qui est important cette semaine sur un emploi du temps de trois jours et nous dites ce dont vous avez besoin.
• Permis de travail suisse valide (B ou C) ou citoyenneté suisse, UE ou AELE, et déjà résident en Suisse.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Quatre semaines de vacances au prorata et bonus discrétionnaire annuel.
• Un rôle permanent avec une véritable autonomie et un accès direct aux dirigeants. Les décisions sont rapides et vous verrez l'effet de votre travail.
• Un taux d'activité stable de 60% au moins. Les trois jours sur lesquels vous travaillez sont négociables, et vos heures au cours de ces jours sont flexibles. Le rôle est sur site à Zurich pour commencer ; une fois que vous connaîtrez les flux de travail, des jours de télétravail pourront être discutés.
• L'option d'augmenter le taux d'activité plus tard si les deux parties le souhaitent.

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