Collaborateur/trice Administration & Assistante Direction (60%)

À propos de nous

La Dampfwaren AG (Smokee) est une entreprise commerciale suisse en pleine croissance dans le segment de la consommation et du commerce spécialisé (Vapes, Shisha, Tabak, CBD, Snus). Avec actuellement 8 filiales et une boutique en ligne, nous gérons l'ensemble de notre activité omnicanale directement depuis notre siège social et notre entrepôt central près de Seetalplatz à Luzern. Chez nous, les choses se font de manière pragmatique, directe et proactive. Afin de décharger efficacement notre direction des tâches administratives opérationnelles au quotidien, nous recherchons un talent en organisation, fiable et terre-à-terre.

Ta mission

Tu prends le sceptre administratif du backoffice de notre entrepôt central. Tu gères l'administration de manière autonome, maîtrises le flux de documents et de pièces justificatives, gères l'interface avec notre fiduciaire externe sans accroc et libères du temps pour la direction.

Tes responsabilités clés

Préparation finance & fiduciaire : Tu vérifies, comptabilises et traites toutes les factures fournisseurs de manière numérique, prépares les clôtures mensuelles et contrôles les relevés d'heures mensuels ainsi que les rapports de travail de notre personnel.

Gestion du courrier entrant (office@) : Tu gères la boîte de réception centrale de manière autonome, réponds directement aux demandes administratives et écartes les facteurs perturbateurs du CEO.

RH & maintenance des données de base : Préparation des contrats de travail, préparation des données salariales pour la fiduciaire ainsi que maintenance des données de base des fournisseurs dans le système ERP.

Backoffice dans un environnement commercial : Cela ne te pose pas de problème que ton bureau soit directement rattaché à notre entrepôt central. Tu assures la structure, l'ordre dans l'archivage et des interfaces fluides entre le bureau, l'entrepôt et les filiales.

Ce que tu apportes

Formation commerciale de base achevée (KV EFZ) ou une expérience approfondie de plusieurs années dans l'administration de PME ou de commerce.

Mentalité « hands-on » et terre-à-terre : Tu te sens à l'aise dans un environnement dynamique de commerce et d'entrepôt et tu prends plaisir à créer de la structure et de l'ordre dans le quotidien administratif.

Affinité digitale : Utilisation experte de MS 365 (Outlook, Excel) ainsi que la volonté de travailler avec des outils de documents numériques modernes et des systèmes ERP.

Méthode de travail exacte : Conscience professionnelle lors de la vérification des chiffres, des pièces justificatives et des relevés d'heures.

Force de communication : Allemand sûr à l'écrit comme à l'oral ainsi qu'une communication directe et orientée solutions.

Ce que nous t'offrons

Un véritable rôle de décharge : Un domaine de tâches clair et autonome dans lequel tu peux établir tes propres structures.

Culture simplifiée : Des processus de décision courts, une mentalité de bâtisseur terre-à-terre et une communication directe avec la direction.

Horaires de travail prévisibles : Taux d'occupation fixe de 60% avec une organisation flexible des jours de travail.

Intéressé(e) ?

Nous nous réjouissons de recevoir ton dossier de candidature complet, incluant tes prétentions salariales, directement via le formulaire de candidature.

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