Team Assistant 50% (1 month)

• Inizio immediato | Incarico temporaneo (circa 1 mese) | 50%
• Professionista amministrativo proattivo che ama lavorare in un ambiente variegato

Informazioni sul nostro cliente ##

Il nostro cliente è una piccola organizzazione internazionale.

Descrizione del lavoro ##

Amministrazione e coordinamento dell'ufficio

• Agire come punto di contatto principale per visitatori, fornitori e richieste in entrata.
• Garantire il regolare funzionamento quotidiano dell'ufficio.
• Gestire le forniture dell'ufficio, le attrezzature e le risorse del posto di lavoro.
• Coordinare la manutenzione, i servizi di pulizia, i corrieri e i fornitori esterni.
• Mantenere un ambiente d'ufficio professionale e accogliente.

Supporto esecutivo e amministrativo

• Fornire supporto amministrativo alla leadership senior.
• Coordinare calendari, riunioni e organizzazione dei viaggi.
• Gestire sistemi di archiviazione, registri e documentazione.
• Supportare vari team con compiti amministrativi e organizzativi.
• Gestire attività di inserimento dati e gestione dei documenti.

Riunioni, viaggi ed eventi

• Organizzare riunioni interne e appuntamenti esterni.
• Coordinare le prenotazioni di viaggio e la relativa logistica.
• Supportare l'organizzazione di eventi e riunioni del team.
• Gestire le sale riunioni e le disposizioni per il catering dove necessario.

Gestione fornitori e strutture

• Interfacciarsi con fornitori e prestatori di servizi.
• Supportare l'amministrazione delle fatture e le attività di monitoraggio del budget.
• Monitorare le spese relative all'ufficio e le richieste in corso.
• Garantire che i problemi relativi alle strutture siano affrontati in modo efficiente.

Il candidato ideale ##

• Esperienza minima di 5 anni in un ruolo di Office Coordinator, Executive Assistant, Office Manager o ruolo amministrativo simile.
• Precedente esperienza all'interno di un'organizzazione non profit, internazionale o piccola struttura è un vantaggio.
• Forti capacità organizzative con la capacità di gestire più priorità.
• Mentalità proattiva, orientata al servizio e focalizzata sulle soluzioni.
• Eccellenti capacità comunicative e interpersonali.
• Capacità di lavorare in modo indipendente e di assumersi la responsabilità delle mansioni.
• Alto livello di discrezione e professionalità.

Competenze tecniche

• Ottima padronanza di Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint).
• Esperienza con SharePoint o sistemi di gestione documentale simili.
• Capacità di lavorare in un ambiente dinamico e operativo.

Lingue

• Sono richiesti un inglese e un francese fluenti.

Cosa viene offerto ##

Dettagli del contratto

• Incarico temporaneo di circa un mese.
• Carico di lavoro del 50% (20 ore a settimana).
• Disponibilità immediata richiesta.
• Posizione con sede a Geneva.

Citare il riferimento del lavoro

JN-092026-7109821

Funzione lavorativa

Supporto ufficio e gestione

Specializzazione

Team Secretary

Settore

Not For Profit

Dove

Geneva

Tipo di contratto

Interim

Riferimento del lavoro

JN-092026-7109821