Executive Assistant CIO & Office Manager 80%

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• Executive Assistant & Office Manager

Informazioni sul nostro cliente ##

Società svizzera indipendente attiva nel settore finanziario, stabilita nella regione di Losanna.

Descrizione del lavoro ##

Executive Assistant al CIO:

• Gestione proattiva e completa dell'agenda del CIO, con prioritizzazione strategica delle questioni.
• Organizzazione e coordinamento degli organi di governance (Investment Committee, Boards): preparazione degli ordini del giorno, gestione degli inviti e produzione dei supporti.
• Preparazione, formattazione e revisione di presentazioni e documenti destinati a stakeholder di alto livello.
• Gestione delle comunicazioni: smistamento delle email, redazione di lettere e monitoraggio delle azioni.
• Organizzazione degli spostamenti del CIO end-to-end (prenotazioni, visti, itinerari, note spese).
• Coordinamento con gli interlocutori interni (Heads of Departments) ed esterni.
• Monitoraggio delle scadenze, dei progetti e dei deliverable strategici.
• Organizzazione di eventi chiave (Investment Days).

Office Management & Supporto Amministrativo:

• Supervisione delle operazioni quotidiane dell'ufficio (accoglienza, gestione dei fornitori, manutenzione).
• Coordinamento dei servizi generali (pulizia, facility management, fornitori).
• Gestione degli accessi, badge e posti auto.
• Supporto amministrativo globale (gestione dei calendari, comunicazioni interne, gestione della posta).
• Gestione delle forniture e monitoraggio delle scorte.
• Partecipazione ai processi di onboarding (installazione, materiale, accessi ai sistemi).

The Successful Applicant ##

In qualità di Executive Assistant & Office Manager, possedete il seguente profilo:

Esperienza:

• Minimo 5 anni in una posizione simile (Executive Assistant / Personal Assistant).
• Esperienza nei servizi finanziari, banca o ambiente regolamentato.
• Esperienza nel supporto a un senior executive (idealmente CIO o equivalente).
• Esperienza nella governance o nel supporto a board/comitati.

Competenze:

• Eccellente padronanza di Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Molto buon livello di inglese e francese richiesto.
• Capacità avanzate nella produzione di presentazioni professionali.
• Organizzazione eccezionale e gestione delle priorità.
• Eccellenti capacità relazionali e comunicative.
• Forte discrezione e senso di riservatezza.
• Proattività e capacità di anticipazione.
• Capacità di lavorare sotto pressione con affidabilità.
• Spirito di squadra con autonomia.

Cosa viene offerto ##

Il nostro cliente vi offre:

• Un posto permanente in un'azienda ben consolidata.
• 5 settimane di vacanza per un buon equilibrio tra lavoro e vita privata.
• Un ambiente professionale e collaborativo.
• La possibilità di contribuire attivamente al buon funzionamento e all'efficacia delle operazioni quotidiane.

Citare il riferimento del lavoro

JN-062026-7037847

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Executive Assistant

Industry

Financial Services

Where

Lausanne Region

Contract Type

Permanent

Job Reference

JN-062026-7037847