Coordinatore dello studio non clinico - 4 mesi (Sostituzione per maternità)

Siamo alla ricerca di un Study & Vendor Support Coordinator altamente organizzato e orientato ai compiti per supportare la gestione operativa di studi non clinici esternalizzati e programmi di sviluppo. Questo ruolo è ideale per chi ama creare struttura partendo da informazioni complesse, costruire e mantenere sistemi digitali e aiutare i team funzionali a rimanere allineati.

Un background scientifico e un'esperienza pratica in un laboratorio animale sono essenziali per comprendere il contesto di questo ruolo e l'urgenza dietro specifici risultati non clinici.

Questa posizione si concentra sulle operazioni non cliniche, il coordinamento delle riunioni, la gestione della documentazione e il supporto ai fornitori. Lavorerai a stretto contatto con il senior study manager, i monitor dello studio, i rappresentanti dello sviluppo commerciale dei fornitori e i responsabili funzionali. Una responsabilità centrale di questo ruolo è quella di farsi carico dei compiti amministrativi e di coordinamento dei monitor dello studio e dei responsabili funzionali, affinché possano concentrarsi su attività scientifiche e strategiche. Il candidato ideale è cordiale, affidabile e ama creare processi efficienti e ben organizzati.

Responsabilità:

Operations & Study Support

• Gestire il flusso operativo: revisione del sourcing dei contratti - revisione legale/funzionale - esecuzione - creazione di PO in SAP - notifica al fornitore - approvazione fattura SAP - consolidamento di tutti i documenti in strumenti MS-office personalizzati.
• Mantenere una documentazione rigorosa e completa. Supportare il coordinamento quotidiano degli studi non clinici esterni e aiutare a migliorare le tempistiche complessive dall'ideazione dello studio al completamento.
• Consolidare le informazioni sullo studio, mantenere tempistiche e documenti costantemente aggiornati.
• Organizzare e coordinare riunioni globali, inclusa la selezione dei servizi dei fornitori e le chiamate di allineamento.
• Ridurre proattivamente il carico di lavoro amministrativo per i monitor dello studio e i responsabili funzionali.

Vendor & Contract Coordination

• Raccogliere le proposte di servizio dei fornitori, preparare confronti tra punteggi delle offerte e budget.
• Supportare l'instradamento dei contratti, il monitoraggio delle versioni e la raccolta di informazioni sulle proposte.
• Comunicare con fornitori esterni, incluse discussioni in tedesco quando necessario.
• Consolidare la qualifica dei fornitori esterni e le informazioni sui servizi in SharePoint.
• Creare e mantenere gli account dei fornitori esterni in SAP.
• Supportare le attività di gestione del rischio di terze parti.

Digital Tools & Workflow Management

• Utilizzare strumenti come Microsoft SharePoint, dashboard MS-Excel, Power BI e modelli personalizzati per migliorare la visibilità delle informazioni e l'efficienza del flusso di lavoro. Rafforzare la conformità quando richiesto.
• Contribuire a piccoli miglioramenti dei processi nella documentazione, nella comunicazione e nei flussi di lavoro operativi.

Administrative & Meeting Support

• Programmare riunioni globali, preparare gli ordini del giorno e documentare le azioni da intraprendere.
• Monitorare le pietre miliari dello studio, le scadenze e le attività di follow-up.
• Mantenere tracker interni e garantire una comunicazione chiara e organizzata tra i team.

Ambito e flessibilità

• Quanto sopra descrive le aspettative principali per il ruolo; tuttavia, le responsabilità possono essere adattate in base ai punti di forza specifici del candidato e alle esigenze in evoluzione del team, purché siano allineate con il nostro ambito funzionale.

Requisiti del profilo
Istruzione

• Laurea in un campo scientifico (es. Life Sciences, Biologia, Chimica).
• Esperienza di ricerca (in particolare lavoro con animali da laboratorio, tesi di laurea in farmacologia/tossicologia o tirocinio scientifico in un laboratorio di ricerca).

Esperienza:

• È fortemente richiesto un approccio orientato ai compiti e una mentalità amministrativa solida.
• L'esperienza nella gestione di studi clinici o non clinici è un plus ma non è richiesta.
• L'esperienza di lavoro in una contract research organization non clinica è un plus ma non è richiesta.
• È desiderata l'esperienza nella gestione di progetti.
• L'esperienza con SAP sarà un vantaggio ma non è richiesta.
• Adatto per ricercatori accademici che transitano verso la gestione di studi scientifici.

Competenze

• Forte affinità per le operazioni, i processi strutturati e il lavoro orientato ai compiti.
• Capacità di influenzare gli stakeholder e supportare processi conformi e semplificati.
• Eccellenti capacità organizzative e capacità di gestire più attività parallele.
• Elevata competenza con gli strumenti digitali (Excel, SharePoint, Teams).
• Competenza in tedesco: livello C1 o madrelingua, specialmente per la comunicazione con fornitori e contratti.
• Mentalità cordiale, orientata al servizio e piacere nel supportare le operazioni fluide del team.
• L'esperienza nell'amministrazione, nel coordinamento, nel supporto agli acquisti, nelle operazioni di ricerca o nella gestione di progetti è vantaggiosa.

Il ruolo richiede la presenza in sede 3 giorni a settimana.

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