Technische Sekretärin (m/w/d)

Gruyère

Temporär

Veröffentlicht am 30. September 2026

Wir leben die «Dimension Humaine» seit über 20 Jahren, mit Leidenschaft, Unternehmergeist und Teamgeist.

Güte, die Energie eines Lächelns und ein starkes Engagement sind die Schlüsselwörter, um Sie bei jedem Schritt Ihrer beruflichen Veränderungen zu begleiten.

Im Auftrag eines unserer Kunden suchen wir eine Technische Sekretärin (m/w/d).

Ihre zukünftigen Verantwortlichkeiten:

• Sie stehen im Zentrum der täglichen Organisation des Unternehmens und stellen die Verbindung zwischen der Geschäftsleitung, den Teams vor Ort, den Kunden und den Lieferanten sicher.
• Sie übernehmen den telefonischen Empfang und die Bearbeitung von E-Mails.
• Sie informieren die Kunden und leiten Anfragen an die zuständigen Personen weiter.
• Sie verfassen Korrespondenzen, Angebote, Bestätigungen und verschiedene administrative Dokumente.
• Sie organisieren und klassifizieren Kunden- und Baustellenakten.
• Sie stellen die Archivierung und Aktualisierung der Dokumente sicher.
• Sie verwalten den ein- und ausgehenden Postverkehr.
• Sie halten die verschiedenen Datenbanken und internen Listen aktuell.
• Sie erfassen neue Kundenanfragen.
• Sie bereiten Baustellenakten vor und eröffnen diese.
• Sie gewährleisten die administrative Nachverfolgung der laufenden Arbeiten.
• Sie organisieren Termine und Baustellenbesichtigungen.
• Sie beteiligen sich an der Planung von Teams und Einsätzen.
• Sie koordinieren die Informationen zwischen Kunden, Geschäftsleitung und den Mitarbeitern vor Ort.
• Sie überwachen die Fristen und den administrativen Fortschritt der Baustellen.
• Sie bereiten die für die Teams notwendigen Dokumente vor, bevor diese zu den Baustellen aufbrechen.
• Sie bearbeiten die von den Mitarbeitern übermittelten Berichte und Arbeitsrapporte.
• Sie bereiten Kostenvoranschläge und Angebote vor und gestalten diese.
• Sie stellen die Nachverfolgung der an die Kunden gesendeten Angebote sicher.
• Sie erstellen Auftragsbestätigungen.
• Sie bereiten Rechnungen und Bauabrechnungen vor.
• Sie kontrollieren die auf den Baustellen geleisteten Stunden und Leistungen.
• Sie überprüfen Lieferscheine und Lieferantenrechnungen.
• Sie stellen die Nachverfolgung von Zahlungen und offenen Rechnungen sicher.
• Sie bereiten Zahlungserinnerungen vor.
• Sie leiten die notwendigen Dokumente an die Buchhaltung weiter.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung in einem Bauunternehmen.
• Sie sind eine organisierte, exakte, selbstständige und vielseitige Person, die in der Lage ist, mehrere Dossiers gleichzeitig zu verwalten und Prioritäten zu setzen.
• Sie besitzen ein hervorragendes Organisationstalent und schätzen die Arbeit in einem dynamischen Umfeld. Sie können bei Unvorhergesehenem reaktionsfähig agieren und schnell passende Lösungen finden.
• Sie sind sicher im Umgang mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern und besitzen einen guten Teamgeist.
• Sie beherrschen die gängigen IT-Tools und verfügen über gute Schreib- und administrative Fähigkeiten.
• Sie arbeiten präzise und gewährleisten eine zuverlässige Nachverfolgung von Dossiers, Fristen und verschiedenen Anfragen.
• Sie haben Interesse am Bereich Gartenbau, Außenanlagen und Bauwesen. Eine Erfahrung in einem technischen Umfeld.

Ihre Bedingungen:

Sie werden Teil einer Struktur, die Qualitätsbedingungen, Teamgeist und personelle Stabilität bietet. Ihre Aufgaben werden vielfältig sein und Ihre Karriereplanung ist sichergestellt. Wir bieten Ihnen eine maßgeschneiderte Beratung an, indem wir Ihnen Kenntnisse über das Unternehmen, seine Werte und Prinzipien vermitteln.

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Kontakt

Isabelle Yerly

Montag bis Freitag
08h00-12h00 und 13h30-18h00

Route de Chantemerle 3
1763 Granges-Paccot

+41 79 327 90 04

isabelle.yerly@newwork-hr.ch