Mitarbeiter/in Empfang und administrative Unterstützung zu 70%

Wissen Sie, wie man jedes „Guten Tag“ in einen erfolgreichen ersten Eindruck verwandelt? Und behalten Sie den Überblick, wenn ein Anruf, eine Reservierung und ein Besuch gleichzeitig eintreten? Werden Sie dann zum ersten Gesicht des ECA für diejenigen, die uns kontaktieren oder durch unsere Türen treten.

Zur Verstärkung unserer Abteilung für transversale Dienstleistungen suchen wir unsere/n zukünftige/n:

Mitarbeiter/in Empfang und administrative Unterstützung zu 70%

Was erwartet Sie, wenn Sie zu uns kommen?

Sie werden Teil des Empfangsteams, dem Bindeglied zwischen dem ECA, seiner Öffentlichkeit, seinen Partnern und seinem Personal. Ihr Empfang wird direkt zum Image einer Institution beitragen, die der Bevölkerung des Waadtlandes dient. Diese Stelle ist nach einem festen Zeitplan organisiert: montags, dienstags und donnerstags den ganzen Tag sowie freitags am Vormittag. Ihre Mittwoche und Freitagnachmittage bleiben frei, für eine schöne Balance zwischen Berufs- und Privatleben.

Am Empfang wie am Telefon werden Sie einen Empfang gewährleisten, der unseren Qualitätsstandards entspricht. Sie werden Besuche bei den betroffenen Teams anmelden und die Besucher von Ausstellungen oder Schulungen an die richtigen Personen weiterleiten.

Sie werden die Reservierungen der Schulungsräume und der Besucherparkplätze verwalten und punktuell die Kommunikationsverantwortliche bei Terminvereinbarungen, Bestellungen oder Anzeigenplatzierungen unterstützen. Als Stellvertretung übernehmen Sie die Einladungen zu Veranstaltungen und Sponsoring, von der Vorbereitung der Dateien bis hin zum Empfang vor Ort.

Im Alltag werden Sie das allgemeine E-Mail-Postfach des ECA bearbeiten und Statistiken zu Anrufen und Besuchern erstellen. Sie werden Werbesendungen und das Kuvertieren durchführen. Schliesslich werden Sie Ihr Fachwissen an Lernende weitergeben.

Ihr Profil:

Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/Kauffrau, ein Diplom einer Hotel- oder Empfangsschule oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. Sie weisen mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position nach.

Sie wissen, mehrere Anfragen gleichzeitig mit Ruhe und Aufmerksamkeit zu bewältigen. Sie formulieren eine Anfrage um, um sie beim ersten Mal an die richtige Abteilung weiterzuleiten. Ihr gepflegtes Erscheinungsbild und Ihre Höflichkeit spiegeln die Werte des ECA wider. Sie beherrschen Word, Outlook und Teams, erstellen Excel-Tabellen mit einfachen Formeln und machen sich schnell mit Tools wie Genesys oder Digitalisierungssoftware vertraut.

Ihre perfekte Beherrschung der französischen Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich, ist unerlässlich. Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Vorteil.

Inspiriert Sie diese Chance?

Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung bis zum 10. November zu erhalten. Ein Motivationsschreiben ist nicht erforderlich; wir laden Sie einfach ein, uns 3 bis 4 Zeilen zu schreiben, die beschreiben, wie Ihr Profil zum Posten passt, und fügen Sie Ihren Lebenslauf, Ihre Gehaltsvorstellungen sowie alle Ihre Arbeitszeugnisse und Diplome bei.

Und wie geht es weiter:

Wir bearbeiten und beantworten alle Bewerbungen. Für Personen, die wir kennenlernen möchten, werden wir Sie telefonisch kontaktieren, um Sie zu einem 1. Gespräch einzuladen. Der Prozess wird mit einem Fragebogen zu Arbeitspräferenzen fortgesetzt, gefolgt von einem 2. Gespräch, um dies zu besprechen. Sie werden Ihre zukünftige Führungskraft sowie eine Person aus den Personalressourcen treffen.

Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, Alain Decker, Recruiter, unter . zu kontaktieren.

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