Addetto/a all'accoglienza e al supporto amministrativo al 70%

Sapete trasformare ogni «buongiorno» in una prima impressione riuscita? E mantenere il filo quando una chiamata, una prenotazione e una visita si presentano contemporaneamente? Diventate allora il primo volto dell'ECA per coloro che ci contattano o varcano le nostre porte.

Per rafforzare la nostra divisione dei servizi trasversali, cerchiamo il/la nostro/a futuro/a:

Addetto/a all'accoglienza e al supporto amministrativo al 70%

Cosa vi aspetta se vi unite a noi?

Integrerete il team di reception, punto di collegamento tra l'ECA, il suo pubblico, i suoi partner e il suo personale. La vostra accoglienza contribuirà direttamente all'immagine di un istituto al servizio della popolazione vaudese. Questo incarico si organizza secondo un orario fisso: i lunedì, martedì e giovedì tutta la giornata, così come il venerdì mattina. I vostri mercoledì e venerdì pomeriggio rimangono liberi, per un bel equilibrio tra vita professionale e vita privata.

Alla reception come al telefono, assicurerete un'accoglienza fedele ai nostri standard di qualità. Annuncerete le visite ai team interessati e orienterete il pubblico delle esposizioni o delle formazioni verso le persone giuste.

Gestirete le prenotazioni delle sale di formazione e dei posti auto visitatori e supporterete occasionalmente il responsabile della comunicazione per fissare appuntamenti, effettuare ordini o posizionamenti di annunci. In sostituzione, vi occuperete degli inviti agli eventi e delle sponsorizzazioni, dalla preparazione dei file fino all'accoglienza in loco.

Quotidianamente, gestirete la casella email generale dell'ECA ed estrarrete le statistiche di chiamate e visitatori. Realizzerete invii postali e imbustamenti. Infine, trasmetterete il vostro know-how alle persone in apprendistato.

Il vostro profilo:

Siete in possesso di un CFC di impiegato/a di commercio, di un diploma di una scuola di segreteria alberghiera o di accoglienza, o di una formazione giudicata equivalente. Giustificate almeno 5 anni di esperienza in una posizione simile.

Sapete gestire più richieste in parallelo con calma e attenzione. Riformulate una richiesta per orientare fin dal primo colpo verso il servizio corretto. La vostra presentazione curata e la vostra cortesia riflettono i valori dell'ECA. Padroneggiate Word, Outlook e Teams, costruite tabelle Excel con formule semplici e prendete rapidamente in mano strumenti come Genesys o i software di scansione.

La vostra perfetta padronanza del francese, sia orale che scritta, è indispensabile. Conoscenze di tedesco e inglese sono un vantaggio.

Questa opportunità vi ispira?

Siamo lieti di ricevere la vostra candidatura entro il 10 novembre. Una lettera di motivazione non è richiesta, vi invitiamo semplicemente a scriverci 3-4 righe descrivendo come il vostro profilo rispecchi la posizione, da allegare al vostro CV, alle vostre pretese salariali così come all'insieme dei vostri certificati di lavoro e diplomi.

E il seguito:

Trattiamo e rispondiamo a tutte le candidature. Per le persone che desideriamo incontrare, vi contatteremo telefonicamente per invitarvi al 1° colloquio. Il processo proseguirà con un questionario sulle preferenze comportamentali sul lavoro, seguito da un 2° colloquio per discuterne. Incontrerete il vostro futuro responsabile così come una persona delle risorse umane.

Avete domande? Non esitate a contattare Alain Decker, addetto al reclutamento, al .

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