Executive Assistant 80%

Executive Assistant 80%

Unterstützung des Regionaldirektors und der operativen Leiter

• Management der Terminkalender, Organisation von Sitzungen und Vorbereitung der Unterlagen für Strategie- und Governance-Sitzungen
• Erstellung von Protokollen, Berichten und internen Aufzeichnungen
• Sicherstellung der Kontinuität der Regionalleitung bei Abwesenheit des Direktors und Weitergabe wichtiger Informationen
• Verbesserung der internen Kommunikation und der operativen Effizienz
• Entwicklung der Sichtbarkeit der Niederlassung auf LinkedIn und Google Business

Allgemeine Administration und Büroführung

• Erledigung der verschiedenen administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb des Regionalbüros
• Teilnahme an der Organisation interner Veranstaltungen
• Verwaltung des administrativen Materials und des Feldmaterials
• Sicherstellung der elektronischen Archivierung

Finanzmanagement und administrative Kontrolle

• Mitwirkung bei der Überwachung des monatlichen Finanzabschlusses
• Sicherstellung der Nachverfolgung von Rechnungen, Angeboten, Bestellungen und Budgets bestimmter Verträge
• Verwaltung von Kundenpreiserhöhungen in Zusammenarbeit mit den operativen Leitern
• Diplom im Bereich der administrativen Verwaltung
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Dienstleistungssektor
• Exzellente Beherrschung der französischen Sprache in Wort und Schrift
• Englisch Niveau B2; gute Deutschkenntnisse sind ein Vorteil
• Sehr gute Beherrschung von MS Office
• Selbstständigkeit, Organisation und ausgezeichnetes Prioritätenbewusstsein
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, zwischenmenschliches Geschick und Dienstleistungsorientierung
• Diskretion, Detailgenauigkeit und Respektierung der Vertraulichkeit