ADMINISTRATIVE ASSISTANT (50-60%) - ZURICH

LALIVE ist eine internationale und unabhängige Anwaltskanzlei mit Sitz in der Schweiz, mit Büros in Geneva, Zurich und London, die für ihre Expertise und Erfahrung in internationalen Rechtsangelegenheiten, insbesondere in der Streitbeilegung, bekannt ist.

Unser engagiertes Support-Team sucht eine Administrative Assistant (50 bis 60%). Wir suchen eine intelligente, organisierte und motivierte Persönlichkeit mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, ausgeprägtem Liebe zum Detail und dem aufrichtigen Wunsch, Teil eines dynamischen internationalen Umfelds zu sein.

Unter der Leitung des Office Managers wird die Administrative Assistant primär die Lawyers und Legal Assistants bei ihren täglichen Aktivitäten unterstützen, während sie gleichzeitig allgemeine administrative Unterstützung für alle Mitglieder des Zurich Büros leistet. Diese Position ist ideal für eine proaktive, flexible und enthusiastische Person, die eine abwechslungsreiche Rolle in einem anspruchsvollen und anregenden Umfeld genießt.

Zu den Verantwortlichkeiten gehören:

• Unterstützung der Legal Assistants und Lawyers bei:

o Einreichung von Schriftsätzen bei Schiedsgerichten und Schweizer Gerichten, einschliesslich Formatierung von Dokumenten, Vorbereitung von elektronischen und physischen Dokumenten;
o Vorbereitung von Anhörungen, insbesondere vor Schiedsgerichten;
o Administrative und organisatorische Aufgaben, einschliesslich Kalenderverwaltung, Terminplanung, Reisearrangements, Spesenabrechnungen sowie Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz;
o Verwaltung von Mandantenakten, einschliesslich physischer und elektronischer Ablage und Archivierung.

• Ad-hoc-Aufgaben:

o Vertretung des Empfangs bei Bedarf, einschliesslich Abholen und Bringen von Post zur Post, Begrüssen von Besuchern und Entgegennehmen von Telefonanrufen auf Deutsch und Englisch;
o Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen.

Was wir suchen:

• Vorerfahrung in einer ähnlichen Rolle oder in einer Anwaltskanzlei wäre von Vorteil;
• Starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten mit einer kollaborativen Denkweise und teamorientiertem Ansatz;
• Flexibel, proaktiv und in der Lage, sich an wechselnde Prioritäten anzupassen;
• Gewissenhaft und fleissig, mit hervorragender Liebe zum Detail und starken organisatorischen Fähigkeiten;
• Nachgewiesene Fähigkeit, effektiv in einem schnelllebigen Umfeld und unter engen Fristen zu arbeiten;
• Muttersprache Deutsch und gute Englischkenntnisse sind essenziell; Kenntnisse zusätzlicher Sprachen, insbesondere Französisch, wären ein grosser Vorteil.