Administrativ.e Assistent.e

Ref 2588107 | Date: 29 Oct 2026

EPFL

Die EPFL, die École polytechnique fédérale de Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätsstandorte Europas und zählt in vielen akademischen Rankings zu den Top 20 weltweit. Die EPFL beschäftigt mehr als 6'500 Mitarbeitende, die die drei Hauptmissionen der Schule verwirklichen: Lehre, Forschung und Innovation. Der Campus der EPFL bietet einen aussergewöhnlichen Arbeitsrahmen im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als 17'000 Personen, darunter fast 12'500 Studierende und 4'000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Nationen.

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Mission

Das Centre Propédeutique (CePro) hat die Aufgabe, die Organisation und den Ablauf der grossen Vorlesungen im ersten Jahr zu erleichtern.
Die Ziele des CePro sind unter anderem die Koordination und Verwaltung der Lehrassistenten, die Mitwirkung an der Lehre, die Koordination der technischen und logistischen Organisation der Prüfungen, der Austausch bestehender pädagogischer Ressourcen und die Entwicklung neuer Ressourcen.
Das CePro sucht zur Verstärkung seines Teams im Bereich der Prüfungsorganisation.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

1. Prüfungsmanagement

In Zusammenarbeit mit dem IT-Team des CePro und unter der Verantwortung der Teamleitung stellt die Person die administrative und operative Begleitung des Prüfungsorganisationsprozesses sicher durch:

• Sicherstellung der Begleitung des Anmeldeprozesses für Prüfungen, insbesondere die Kommunikation mit den Dozierenden, das Versenden von Erinnerungen und die Kontrolle der Anmeldungen innerhalb der vorgegebenen Fristen.
• Koordination der Verwaltung der gedruckten Prüfungen, einschliesslich der Organisation des Lagerplatzes in der Reprografie, der Archivierung, der Kontrolle der Kartons, der Übermittlung der notwendigen Informationen sowie der Kontrolle der Anmeldungen und Dokumente.
• Sicherstellung der Dokumentation der Verfahren und Werkzeuge im Zusammenhang mit den Prüfungen in Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam, insbesondere für die API-Dokumentation.
• Durchführung der Aktualisierung der Kurse in ANS Students, basierend auf den übermittelten Studierendenlisten und gemäss den festgelegten Verfahren.
• Sicherstellung der Bearbeitung und Nachverfolgung der Scans der Prüfungen gemäss den geltenden Verfahren.
• Koordination des Druckprozesses der Prüfungen via CREP, insbesondere durch die Kontrolle der übermittelten Dokumente, die Sicherstellung der Einhaltung der Fristen und die Sicherstellung der Koordination mit der Reprografie sowie mit dem IT-Team des CePro.
• Vorbereitung der Raumpläne für ordentliche und nachgeholte Prüfungen auf der Grundlage der kommunizierten Informationen und Einschränkungen.
• Organisation der administrativen und logistischen Aspekte der nachgeholten Prüfungen, insbesondere die Vorbereitung der Dokumente und die Nachverfolgung ihres Drucks.

1. Administrative und technische Unterstützung der Nutzer und Bearbeitung von Anfragen

Im Rahmen eines vom CePro definierten Prozesses:

• Stellt die Person einen administrativen und technischen Support der ersten Ebene für alltägliche Anfragen sicher, insbesondere per Telefon und per E-Mail.
• Identifiziert, bearbeitet und verfolgt die Person Anfragen in ihrem Zuständigkeitsbereich bis zu deren Lösung oder deren Weiterleitung an die entsprechende Support-Ebene.
• Trägt zur Wartung und Aktualisierung der Website bei, indem sie die Nachverfolgung und Aktualisierung der Inhalte je nach Bedarf sicherstellt.

Profil

• Mündliche und schriftliche Beherrschung von Englisch und Französisch
• Sicherer Umgang mit IT- und Büro-Tools
• Fähigkeit zur Interaktion in einem multikulturellen Umfeld
• Dynamik und Proaktivität, grosses Verantwortungsbewusstsein, ausgezeichnete organisatorische Kenntnisse und die Fähigkeit, autonom zu arbeiten

Wir bieten

• Ein dynamisches und multikulturelles Arbeitsumfeld in einer international renommierten multidisziplinären Institution
• Attraktive Arbeitsbedingungen
• Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterbildung

Informationen

Eintrittsdatum: so bald wie möglich

Beschäftigungsgrad: 40,00

Vertragsart: CDD

Dauer: 1 Jahr

Referenz: 2487

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