Assistente amministrativa

Ref 2588107 | Data: 29 Oct 2026

EPFL

L'EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, è uno dei campus universitari più dinamici d'Europa e si colloca nella top 20 mondiale di numerosi classifiche accademiche. L'EPFL conta più di 6'500 membri del personale che danno vita alle tre missioni principali della Scuola: l'istruzione, la ricerca e l'innovazione. Il campus dell'EPFL offre un ambiente di lavoro eccezionale nel cuore di una comunità di oltre 17'000 persone, di cui quasi 12'500 studenti e 4'000 ricercatori provenienti da più di 120 nazionalità diverse.

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Missione

Il Centre Propédeutique (CePro) ha la missione di facilitare l'organizzazione e lo svolgimento dei grandi corsi impartiti nel primo anno.
Gli obiettivi del CePro sono in particolare la coordinazione e la gestione degli assistenti didattici, la partecipazione all'insegnamento, la coordinazione dell'organizzazione tecnica e logistica degli esami, la condivisione delle risorse pedagogiche esistenti e lo sviluppo di nuove risorse.
Il CePro cerca personale per rafforzare il proprio team a livello dell'organizzazione degli esami.

Principali compiti e responsabilità

1. Gestione degli esami

In collaborazione con il team IT del CePro e sotto la responsabilità del team, la persona assicura il monitoraggio amministrativo e operativo del processo di organizzazione degli esami:

• Assicurando il monitoraggio del processo di iscrizione agli esami, in particolare la comunicazione con i docenti, l'invio dei promemoria e il controllo delle iscrizioni entro i termini stabiliti.
• Coordinando la gestione degli esami stampati, incluso l'organizzazione dello spazio di stoccaggio presso la riprografia, l'archiviazione, il monitoraggio dei cartoni, la trasmissione delle informazioni necessarie, nonché il controllo delle iscrizioni e dei documenti.
• Assicurando la documentazione delle procedure e degli strumenti legati agli esami, in collaborazione con il team di sviluppo, in particolare per la documentazione API.
• Effettuando l'aggiornamento dei corsi in ANS Students, in base alle liste di studenti trasmesse e secondo le procedure stabilite.
• Assicurando l'elaborazione e il monitoraggio delle scansioni degli esami, conformemente alle procedure in vigore.
• Coordinando il processo di stampa degli esami tramite CREP, in particolare controllando i documenti trasmessi, assicurando il rispetto delle scadenze e garantendo la coordinazione con la Reprographie, nonché con il team IT del CePro.
• Preparando i piani delle sale per gli esami ordinari e differiti, sulla base delle informazioni e dei vincoli comunicati.
• Organizzando gli aspetti amministrativi e logistici degli esami differiti, in particolare la preparazione dei documenti e il monitoraggio della loro stampa.

1. Supporto amministrativo e tecnico agli utenti e gestione delle richieste

Nell'ambito di un processo definito dal CePro, la persona:

• Assicura un supporto amministrativo e tecnico di primo livello per le richieste correnti, in particolare per telefono e via e-mail.
• Identifica, tratta e segue le richieste afferenti al proprio ambito fino alla loro risoluzione, o alla loro trasmissione al livello di supporto appropriato.
• Contribuisce alla manutenzione e all'aggiornamento del sito web, assicurando il monitoraggio e l'aggiornamento dei contenuti secondo le necessità.

Profilo

• Padronanza orale e scritta dell'inglese e del francese
• Disposizione nell'uso degli strumenti informatici e d'ufficio
• Capacità di interagire in un ambiente multiculturale
• Dinamismo e proattività, grande senso di responsabilità, eccellenti conoscenze organizzative e capacità di lavorare in modo autonomo

Offriamo

• Un ambiente di lavoro dinamico e multiculturale in un'istituzione multidisciplinare di fama internazionale
• Condizioni di lavoro attrattive
• Possibilità di formazione continua

Informazioni

Data di inizio servizio: il prima possibile

Tasso di occupazione: 40,00

Tipo di contratto: CDD

Durata: 1 anno

Referenza: 2487

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