Assistant(e) d'équipe 50%

Réf 2580491 | Date : 23 Sept 2026

Michael Page

Nous collaborons avec une petite organisation internationale à but non lucratif basée à Genève pour identifier un(e) Assistant(e) d'équipe expérimenté(e) à 50% pour une mission à court terme. Il s'agit d'un poste opérationnel soutenant le bon fonctionnement quotidien du bureau tout en fournissant un support administratif, logistique et de coordination des installations à une équipe internationale et soudée.

Assistant(e) d'équipe 50% (1 mois)

Notre client est une petite organisation internationale.

Missions

Administration et coordination du bureau

• Agir en tant que principal point de contact pour les visiteurs, les fournisseurs et les demandes entrantes.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Gérer les fournitures de bureau, l'équipement et les ressources du lieu de travail.
• Coordonner la maintenance, les services de nettoyage, les coursiers et les prestataires externes.
• Maintenir un environnement de bureau professionnel et accueillant.

Soutien exécutif et administratif

• Fournir un soutien administratif à la direction générale.
• Coordonner les calendriers, les réunions et les préparatifs de voyage.
• Tenir à jour les systèmes de classement, les dossiers et la documentation.
• Soutenir diverses équipes dans des tâches administratives et organisationnelles.
• Gérer la saisie de données et les activités de gestion de documents.

Réunions, voyages et événements

• Organiser les réunions internes et les rendez-vous externes.
• Coordonner les réservations de voyage et la logistique associée.
• Soutenir la réalisation d'événements d'équipe et de réunions.
• Gérer les salles de réunion et les arrangements de restauration si nécessaire.

Gestion des fournisseurs et des installations

• Assurer la liaison avec les fournisseurs et les prestataires de services.
• Soutenir l'administration des factures et les activités de suivi budgétaire.
• Surveiller les dépenses liées au bureau et les demandes en cours.
• S'assurer que les problèmes liés aux installations sont traités efficacement.

Profil du candidat

• Minimum 5 ans d'expérience en tant que coordinateur de bureau, assistant(e) de direction, office manager ou rôle administratif similaire.
• Une expérience préalable au sein d'une organisation à but non lucratif, internationale ou d'une petite structure est un atout.
• Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Esprit proactif, orienté service et axé sur les solutions.
• Excellentes compétences en communication et relationnelles.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à assumer ses responsabilités.
• Haut niveau de discrétion et de professionnalisme.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Expérience avec SharePoint ou des systèmes de gestion de documents similaires.
• À l'aise pour travailler dans un environnement dynamique et opérationnel.

Langues

• La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

Conditions et Avantages

Détails du contrat

• Mission temporaire d'environ un mois.
• Taux d'activité de 50% (20 heures par semaine).
• Disponibilité immédiate requise.
• Poste basé à Genève.

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