Team Assistant 50%

Ref 2580491 | Data: 23 Sept 2026

Michael Page

Collaboriamo con una piccola organizzazione non profit internazionale con sede a Ginevra per identificare un Team Assistant esperto al 50% per un incarico a breve termine. Si tratta di una posizione operativa che supporta il regolare funzionamento quotidiano dell'ufficio, fornendo supporto amministrativo, logistico e di coordinamento delle strutture a un team internazionale e molto unito.

Team Assistant 50% (1 month)

Il nostro cliente è una piccola organizzazione internazionale.

Missioni

Amministrazione e coordinamento dell'ufficio

• Agire come principale punto di contatto per visitatori, fornitori e richieste in entrata.
• Garantire il regolare funzionamento quotidiano dell'ufficio.
• Gestire le forniture dell'ufficio, le attrezzature e le risorse del posto di lavoro.
• Coordinare la manutenzione, i servizi di pulizia, i corrieri e i fornitori esterni.
• Mantenere un ambiente di ufficio professionale e accogliente.

Supporto esecutivo e amministrativo

• Fornire supporto amministrativo alla leadership senior.
• Coordinare calendari, riunioni e organizzazione dei viaggi.
• Mantenere sistemi di archiviazione, registri e documentazione.
• Supportare vari team con compiti amministrativi e organizzativi.
• Gestire attività di inserimento dati e gestione dei documenti.

Riunioni, viaggi ed eventi

• Organizzare riunioni interne e appuntamenti esterni.
• Coordinare le prenotazioni di viaggio e la relativa logistica.
• Supportare l'esecuzione di eventi e riunioni del team.
• Gestire le sale riunioni e gli accordi di catering dove richiesto.

Gestione dei fornitori e delle strutture

• Interfacciarsi con fornitori e prestatori di servizi.
• Supportare l'amministrazione delle fatture e le attività di monitoraggio del budget.
• Monitorare le spese relative all'ufficio e le richieste in corso.
• Assicurarsi che i problemi relativi alle strutture siano affrontati in modo efficiente.

Profil du candidat

• Minimo 5 anni di esperienza in un ruolo di Office Coordinator, Executive Assistant, Office Manager o ruolo amministrativo simile.
• Precedente esperienza all'interno di un'organizzazione non profit, internazionale o di una piccola struttura è un vantaggio.
• Forti capacità organizzative con la capacità di gestire più priorità.
• Mentalità proattiva, orientata al servizio e focalizzata sulle soluzioni.
• Eccellenti capacità comunicative e interpersonali.
• Capacità di lavorare in modo indipendente e di assumersi la responsabilità delle mansioni.
• Alto livello di discrezione e professionalità.

Competenze tecniche

• Ottima padronanza di Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint).
• Esperienza con SharePoint o sistemi di gestione documentale simili.
• Capacità di lavorare in un ambiente dinamico e operativo.

Lingue

• Sono richiesti un inglese e un francese fluenti.

Conditions et Avantages

Dettagli del contratto

• Incarico temporaneo di circa un mese.
• Carico di lavoro al 50% (20 ore a settimana).
• Disponibilità immediata richiesta.
• Posizione con sede a Ginevra.

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