ASAP - Office Manager (m/f/d) 100%

• Befristeter Einsatz für 4 Monate
• 100 % vor Ort

About Our Client ##

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen im Bereich Financial Services mit Sitz in Zug, suchen wir einen erfahrenen Office Manager (m/w/d). Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeitende in mehreren europäischen Standorten und legt grossen Wert auf Professionalität, Serviceorientierung und eine effiziente Büroorganisation.

Job Description ##

• Verantwortung für das tägliche Office Management und die effiziente Organisation administrativer Abläufe
• Koordination von Büroinfrastruktur, Facility-Themen, Arbeitsplatzmanagement sowie externen Dienstleistern
• Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und externe Servicepartner
• Organisation von internen Meetings, Workshops, Management-Besuchen und Firmenevents
• Administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams
• Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik
• Verwaltung von Büromaterial, Catering und Ausstattung inklusive Bestellwesen und Lagerbestand
• Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierungsprozessen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen HR-Prozessen
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
• Kontinuierliche Optimierung von Office-Prozessen und administrativen Abläufen
• Sicherstellung eines professionellen und einladenden Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Gäste

The Successful Applicant ##

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in einer administrativen Funktion oder als Executive Assistant
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie professionelles und diskretes Auftreten
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams)
• Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil

What's on Offer ##

• Abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenverantwortung
• Breites Aufgabenspektrum und viel Gestaltungsspielraum
• Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern
• Dynamisches und professionelles Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Zug

Quote job ref

JN-102026-7117606

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Office Manager

Industry

Financial Services

Where

Zug

Contract Type

Interim

Job Reference

JN-102026-7117606