ASAP - Office Manager (m/f/d) 100%

• Mission temporaire pour 4 mois
• 100 % sur place

About Our Client ##

Pour notre client, une entreprise internationale opérant dans le secteur des Financial Services basée à Zug, nous recherchons un Office Manager expérimenté (m/f/d). L'entreprise emploie des collaborateurs dans plusieurs sites européens et accorde une grande importance au professionnalisme, à l'orientation service et à une organisation de bureau efficace.

Job Description ##

• Responsabilité de la gestion quotidienne du bureau et de l'organisation efficace des processus administratifs
• Coordination de l'infrastructure de bureau, des questions de facility management, de la gestion des postes de travail ainsi que des prestataires externes
• Interlocuteur principal pour les fournisseurs, la gestion immobilière et les partenaires de services externes
• Organisation de réunions internes, de workshops, de visites de la direction et d'événements d'entreprise
• Soutien administratif aux cadres et aux équipes
• Coordination des voyages d'affaires, des réservations d'hôtel et de la logistique des réunions
• Gestion du matériel de bureau, du catering et des équipements, y compris les commandes et les stocks
• Traitement de la correspondance, gestion documentaire et processus d'archivage
• Soutien lors de l'onboarding des nouveaux collaborateurs ainsi que lors des processus administratifs RH
• Collaboration avec les parties prenantes internes et externes
• Optimisation continue des processus de bureau et des flux administratifs
• Garantie d'un environnement de travail professionnel et accueillant pour les collaborateurs et les invités

The Successful Applicant ##

• Plusieurs années d'expérience dans l'Office Management, dans une fonction administrative ou en tant qu'Executive Assistant
• Fortes capacités organisationnelles ainsi qu'une méthode de travail structurée et autonome
• Très bonnes compétences en communication et en gestion des parties prenantes (stakeholder management)
• Sens élevé des responsabilités ainsi qu'une présentation professionnelle et discrète
• Personnalité orientée service avec une mentalité "hands-on"
• Expérience dans la collaboration avec des prestataires de services et des fournisseurs externes
• Très bonnes connaissances de Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams)
• Allemand et anglais, à l'oral et à l'écrit ; d'autres langues sont un avantage

What's on Offer ##

• Poste varié avec une grande autonomie
• Large éventail de tâches et de nombreuses possibilités de réalisation
• Collaboration avec diverses parties prenantes internes et externes
• Environnement de travail dynamique et professionnel situé en emplacement central à Zug

Quote job ref

JN-102026-7117606

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Office Manager

Industry

Financial Services

Where

Zug

Contract Type

Interim

Job Reference

JN-102026-7117606