ASAP - Office Manager (m/f/d) 100%

• Impiego a tempo determinato per 4 mesi
• 100 % in presenza

About Our Client ##

Per il nostro cliente, un'azienda operante a livello internazionale nel settore dei Financial Services con sede a Zug, cerchiamo un Office Manager esperto (m/w/d). L'azienda impiega collaboratori in diverse sedi europee e attribuisce grande importanza alla professionalità, all'orientamento al servizio e a un'efficiente organizzazione dell'ufficio.

Job Description ##

• Responsabilità per la gestione quotidiana dell'ufficio e l'efficiente organizzazione dei processi amministrativi
• Coordinamento dell'infrastruttura dell'ufficio, temi relativi alle strutture (Facility), gestione degli spazi di lavoro e dei fornitori esterni
• Principale punto di contatto per fornitori, gestione dell'edificio e partner di servizi esterni
• Organizzazione di riunioni interne, workshop, visite della direzione ed eventi aziendali
• Supporto amministrativo ai dirigenti e ai team
• Coordinamento di viaggi d'affari, prenotazioni alberghiere e logistica per le riunioni
• Gestione del materiale d'ufficio, del catering e delle dotazioni, inclusi l'ordinazione e la gestione delle scorte
• Gestione della corrispondenza, gestione dei documenti e processi di archiviazione
• Supporto nell'onboarding di nuovi collaboratori e nei processi amministrativi HR
• Collaborazione con stakeholder interni ed esterni
• Ottimizzazione continua dei processi dell'ufficio e dei flussi amministrativi
• Garanzia di un ambiente di lavoro professionale e accogliente per collaboratori e ospiti

The Successful Applicant ##

• Diversi anni di esperienza nel Office Management, in una funzione amministrativa o come Executive Assistant
• Notevoli capacità organizzative oltre a un metodo di lavoro strutturato e indipendente
• Eccellenti competenze comunicative e di stakeholder management
• Elevato senso di responsabilità e un atteggiamento professionale e discreto
• Personalità orientata al servizio con mentalità hands-on
• Esperienza nella collaborazione con fornitori di servizi esterni e fornitori
• Ottima conoscenza di Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint e Teams)
• Tedesco e inglese scritti e parlati; altre lingue sono un vantaggio

What's on Offer ##

• Posizione varia con elevata responsabilità individuale
• Ampio spettro di compiti e molto spazio di manovra
• Collaborazione con diversi stakeholder interni ed esterni
• Ambiente di lavoro dinamico e professionale in posizione centrale a Zug

Quote job ref

JN-102026-7117606

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Office Manager

Industry

Financial Services

Where

Zug

Contract Type

Interim

Job Reference

JN-102026-7117606