Company Secretary Assistant

Für unseren Kunden, einen globalen Rückversicherer mit Sitz in der Schweiz, suchen wir eine

Company Secretary Assistant (Mutterschaftsurlaubsvertretung für 12 Monate) (100%)

Über die Rolle

Die Company Secretary Assistant bietet Unterstützung in den Bereichen Corporate Governance und Gesellschaftsrecht, um sicherzustellen, dass die Rückversicherung in Übereinstimmung mit den geltenden rechtlichen, regulatorischen und Governance-Anforderungen verwaltet wird. Die Rolle unterstützt die Sitzungen des Board of Directors und des Executive Management der Rückversicherung, die Pflege der Unternehmensunterlagen sowie gesetzliche und regulatorische Einreichungen. Sie ist ein integraler Bestandteil des Legal & Compliance Teams und arbeitet eng mit Finance, Risk, Tax und externen Dienstleistern über mehrere Jurisdiktionen hinweg zusammen.

Ihre Verantwortlichkeiten

Corporate Governance und Board Support

• Koordination der Logistik für Sitzungen des Board of Directors, der Committees und des Executive Management des Unternehmens.
• Vorbereitung von Sitzungsmaterialien, Agenden, Beschlüssen und Board Packs.
• Erstellung von Sitzungsprotokollen und Nachverfolgung von aus den Sitzungen resultierenden Massnahmen.
• Unterstützung bei jährlichen Board Effectiveness Reviews, Schulungen für Direktoren und Governance-Initiativen.
• Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Direktoren und leitenden Angestellten.

Regulatorische und gesetzliche Einreichungen

• Koordination der Vorbereitung und Einreichung von Unternehmensunterlagen.
• Überwachung von regulatorischen Einreichungsfristen und Unterstützung bei der Aufrechterhaltung von Lizenzen und Registrierungen.
• Zusammenarbeit mit Corporate Service Providern und externen Rechtsberatern für die Einreichung regulatorischer Meldungen.

Rechtliche Unterstützung und Projektunterstützung

• Erstellung routinemässiger Unternehmensdokumente, einschliesslich Aktionärsbeschlüssen, Vollmachten sowie Dokumenten zur Ernennung und zum Rücktritt von Direktoren.
• Unterstützung bei der Umsetzung von unternehmensbezogenen und rechtlichen Projekten, einschliesslich der Tätigkeit als Unterstützung im Projektmanagement.
• Koordination von Informationsanfragen von Auditoren, Regulierungsbehörden und internen Stakeholdern.

Ihr Profil

Qualifikation/Erfahrung

• Paralegal-Ausbildung, Rechtsstudium oder eine gleichwertige juristische Ausbildung.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer Paralegal-, Company Secretarial- oder Rechtsfunktion in der Schweiz.
• Erfahrung in der Unterstützung von Corporate- und Company Secretarial-Prozessen in einem regulierten Finanzdienstleistungsumfeld ist bevorzugt.
• Erfahrung in der Verwaltung von juristischen Personen über mehrere Jurisdiktionen hinweg ist ein Vorteil.

Wissen & Fähigkeiten

• Fundiertes Verständnis der Corporate Governance Prinzipien und der Company Secretarial Praktiken.
• Vertrautheit mit Gesellschaftsrecht und der Verwaltung juristischer Personen.
• Kenntnisse des regulatorischen Umfelds für Finanzdienstleistungen und Versicherungen sind bevorzugt.
• Erfahrung in der Verwaltung von juristischen Personen über mehrere Jurisdiktionen hinweg ist ein Vorteil.
• Exzellente organisatorische Fähigkeiten, Aufgabenpriorisierung und Zeitmanagement.
• Hohe Detailgenauigkeit und Präzision.
• Starke schriftliche Kommunikations- und Protokollierungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, sensible und vertrauliche Informationen diskret zu behandeln.
• Kollaborativer und proaktiver Ansatz im Stakeholder-Management.
• Fliessende Englisch- und Deutschkenntnisse.