Assistant Secrétaire de Société

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A propos du rôle

L'Assistant Secrétaire de Société fournit un soutien en matière de gouvernance d'entreprise et de secrétariat de société pour s'assurer que la Réassurance est administrée conformément aux exigences légales, réglementaires et de gouvernance applicables. Le rôle soutient les réunions du Conseil d'administration et de la Direction générale de la Réassurance, la tenue des registres de la société ainsi que les dépôts statutaires et réglementaires. Il fait partie intégrante de l'équipe Legal & Compliance et travaille en étroite collaboration avec la Finance, le Risque, la Fiscalité et les prestataires de services externes dans plusieurs juridictions.

Vos responsabilités

Gouvernance d'entreprise et soutien au Conseil

• Coordonner la logistique des réunions du Conseil d'administration, des Comités et de la Direction générale de la Société.
• Préparer les documents de réunion, les ordres du jour, les résolutions et les dossiers du conseil.
• Rédiger les procès-verbaux de réunion et assurer le suivi des actions découlant des réunions.
• Soutenir les revues annuelles de l'efficacité du Conseil, la formation des administrateurs et les initiatives de gouvernance.
• Aider à l'intégration (onboarding) et au départ (offboarding) des administrateurs et des dirigeants.

Dépôts réglementaires et statutaires

• Coordonner la préparation et la soumission des dépôts de la société.
• Surveiller les échéances de dépôt réglementaire et soutenir le maintien des licences et des enregistrements.
• Assurer la liaison avec les prestataires de services d'entreprise et les conseillers externes pour la soumission des dépôts réglementaires.

Soutien juridique et de projet

• Rédiger des documents d'entreprise de routine, y compris des résolutions d'actionnaires, des procurations, des documents de nomination et de démission d'administrateurs.
• Aider à la mise en œuvre de projets d'entreprise et juridiques, y compris en agissant comme support de gestion de projet.
• Coordonner les demandes d'informations provenant des auditeurs, des régulateurs et des parties prenantes internes.

Votre profil

Qualification/Expérience

• Formation de paralégal, diplôme en droit ou formation juridique équivalente.
• Minimum 3 ans d'expérience dans un rôle de paralégal, de secrétariat de société ou juridique en Suisse.
• Expérience dans le soutien aux processus d'entreprise et de secrétariat de société au sein d'un environnement de services financiers réglementé, de préférence.
• L'expérience de la gestion d'entités juridiques dans plusieurs juridictions est un avantage.

Connaissances et Compétences

• Compréhension approfondie des principes de gouvernance d'entreprise et des pratiques de secrétariat de société.
• Familiarité avec le droit des sociétés et l'administration des entités juridiques.
• La connaissance des environnements réglementaires des services financiers et de l'assurance est préférée.
• L'expérience de la gestion d'entités juridiques dans plusieurs juridictions est un avantage.
• Excellentes compétences en organisation, en hiérarchisation des tâches et en gestion du temps.
• Grande attention aux détails et précision.
• Fortes compétences en communication écrite et en rédaction de procès-verbaux.
• Capacité à gérer des informations sensibles et confidentielles avec discrétion.
• Approche collaborative et proactive de la gestion des parties prenantes.
• Maîtrise de l'anglais et de l'allemand.