Mitarbeiter·in Empfang und administrativer Support zu 70%

Ref 2587736 | Date: 27 Oct 2026

ECA - Etablissement Cantonal d'assurance

Wissen Sie, wie man jedes «Guten Tag» in einen erfolgreichen ersten Eindruck verwandelt? Und behalten Sie den Überblick, wenn ein Anruf, eine Reservierung und ein Besuch gleichzeitig eintreffen? Werden Sie dann zum ersten Gesicht der ECA für diejenigen, die uns kontaktieren oder durch unsere Türen treten.

Zur Verstärkung unserer Abteilung für transversale Dienstleistungen suchen wir unsere/n zukünftige/n:

Mitarbeiter·in Empfang und administrativer Support zu 70%

Was erwartet Sie, wenn Sie zu uns stossen?

Sie werden Teil des Empfangsteams, das Bindeglied zwischen der ECA, ihrem Publikum, ihren Partnern und ihrem Personal. Ihr Empfang wird direkt zum Image einer Institution beitragen, die der Bevölkerung des Kantons Waadt dient. Diese Stelle ist nach einem festen Zeitplan organisiert: montags, dienstags und donnerstags den ganzen Tag sowie am Freitagmorgen. Ihre Mittwoche und Freitagnachmittage bleiben frei, für eine schöne Balance zwischen Berufs- und Privatleben.

Am Empfang wie am Telefon werden Sie einen Empfang gewährleisten, der unseren Qualitätsstandards entspricht. Sie werden Besuche bei den betroffenen Teams anmelden und das Publikum von Ausstellungen oder Schulungen an die richtigen Personen verweisen.

Sie verwalten die Reservierungen der Schulungsräume und der Besucherparkplätze und unterstützen gelegentlich die Kommunikationsleitung bei Terminvereinbarungen, Bestellungen oder Anzeigenplatzierungen. Als Stellvertretung übernehmen Sie die Einladungen zu Veranstaltungen und Sponsoring, von der Vorbereitung der Dateien bis hin zum Empfang vor Ort.

Im Alltag bearbeiten Sie das allgemeine E-Mail-Postfach der ECA und erstellen Anruf- und Besucherstatistiken. Sie führen Serienbriefe und das Kuvertieren durch. Schliesslich geben Sie Ihr Wissen an Lernende weiter.

Ihr Profil:

Sie verfügen über einen CFC als Kaufmann/Kauffrau, ein Diplom einer Hotellerie- oder Empfangsschule oder eine als gleichwertig erachtete Ausbildung. Sie weisen mindestens 5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position nach.

Sie wissen, mehrere Anfragen gleichzeitig mit Ruhe und Aufmerksamkeit zu bewältigen. Sie formulieren eine Anfrage um, um sie beim ersten Mal an die richtige Abteilung weiterzuleiten. Ihr gepflegtes Erscheinungsbild und Ihre Höflichkeit spiegeln die Werte der ECA wider. Sie beherrschen Word, Outlook und Teams, erstellen Excel-Tabellen mit einfachen Formeln und machen sich schnell mit Werkzeugen wie Genesys oder Scanning-Software vertraut.

Ihre perfekte Beherrschung der französischen Sprache, sowohl mündlich als auch schriftlich, ist unerlässlich. Deutsch- und Englischkenntnisse sind ein Vorteil.

Inspiriert Sie diese Chance?

Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung bis zum 10. November zu erhalten. Ein Motivationsschreiben ist nicht erforderlich; wir laden Sie lediglich ein, uns 3 bis 4 Zeilen zu schreiben, die beschreiben, wie Ihr Profil zum Posten passt, beigefügt mit Ihrem Lebenslauf, Ihren Gehaltsvorstellungen sowie all Ihren Arbeitszeugnissen und Diplomen.

Und wie geht es weiter:

Wir bearbeiten und beantworten alle Bewerbungen. Für Personen, die wir kennenlernen möchten, werden wir Sie telefonisch kontaktieren, um Sie zu einem 1. Gespräch einzuladen. Der Prozess wird mit einem Fragebogen zu Verhaltenspräferenzen am Arbeitsplatz fortgesetzt, gefolgt von einem 2. Gespräch, um darüber zu diskutieren. Sie werden Ihre zukünftige Führungskraft sowie eine Person aus den Personalressourcen kennenlernen.

Haben Sie Fragen? Zögern Sie nicht, Alain Decker, Recruiter, zu kontaktieren unter .

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