SVP Executive Assistant

Ref 2588692 | Datum: 2 Nov 2026

Albedis SA

ALBEDIS est un partenaire de recrutement suisse de premier plan, spécialisé dans la mise en relation entre talents et entreprises à travers un large éventail de secteurs, des postes de support jusqu'aux fonctions de direction. Membre d'Interiman Group, ALBEDIS s'appuie sur l'expertise combinée de ses marques partenaires pour couvrir des domaines tels que l'architecture et l'immobilier, la finance, l'IT, les sciences de la vie, le juridique ou encore les ressources humaines, avec une présence dans toute la Suisse (Berne, Genève, Lausanne, Zurich).

SVP Executive Assistant
=======================

Description de l'entreprise
---------------------------

Unser Kunde ist eine bedeutende internationale Organisation mit einer starken globalen Präsenz und einer etablierten Stellung in Genf.

Zur Unterstützung eines hochrangigen Mitglieds des Executive Leadership Teams suchen wir derzeit eine erfahrene Executive Assistant für eine 3-monatige befristete Anstellung bei 100%.

Description du poste
--------------------

• Executive Support: Proaktive administrative Unterstützung des Senior Vice President, Distribution Services Division, bei der Verwaltung von Prioritäten, der Vorbereitung von wichtigen Terminen und der Sicherstellung des Arbeitsfortschritts.
• Kalender und Operating Rhythm: Verwaltung komplexer Kalender, Führungsroutinen, Besprechungsfrequenzen und Terminänderungen für den Senior Vice President.
• Dealer Governance und strategische Meetings: Koordination von Dealer Governance Meetings, einschliesslich Segment Growth Councils, Leadership Reviews, VIP-Meetings und anderer hochrangiger Foren unter Beteiligung der Unternehmensleiter und Stakeholder.
• Meeting-Vorbereitung und Follow-up: Erstellung von Agenden, Koordination von Vorabmaterialien (Pre-reads), Konsolidierung von Unterlagen, Protokollierung von Ergebnissen und Massnahmen falls erforderlich, sowie Follow-up bei Stakeholdern zur Unterstützung einer disziplinierten Umsetzung.
• Kommunikationsunterstützung: Entwurf, Formatierung, Koordination und Verbreitung interner Updates, Viva Engage Posts, Händler-bezogener Kommunikation, Ankündigungen und Führungsnachrichten im Namen des Senior Vice President.
• Reise und Logistik: End-to-End-Verwaltung von Reisebuchungen, Unterkünften, Visabriefen, Meeting-Logistik, Teamausflügen, erweiterten Teambesprechungen, regionalen oder Divisions-Events sowie Besucherarrangements für den Senior Vice President.
• Stakeholder-Koordination: Enge Zusammenarbeit mit anderen Executive Assistants, Dealer Executive Assistants, internen Teams und regionalen Stakeholdern, um Abstimmung, Reaktionsfähigkeit und eine professionelle Erfahrung für alle Teilnehmer zu gewährleisten.
• Event- und Teamunterstützung: Unterstützung von Divisions-All-Employee-Meetings, erweiterten Leadership-Meetings und -Events, Teamfeiern sowie ausgewählten Schulungs- oder Entwicklungsinitiativen.
• Innovation und kontinuierliche Verbesserung: Nutzung von Tools wie Microsoft 365 Copilot, SharePoint, Viva Engage und anderen digitalen Lösungen zur Vereinfachung der Arbeit, Automatisierung repetitiver Aufgaben, Verbesserung der Dokumentqualität und Beschleunigung sowie Erhöhung der Zuverlässigkeit administrativer Prozesse. Der Strategic Plan for Profitable Growth betont die Transformation unserer Arbeitsweise durch technologiegestützte, vereinfachte und standardisierte Prozesse.

Profil recherché
-----------------

• Nachgewiesene Erfahrung als Executive Assistant oder in einer ähnlichen Rolle zur Unterstützung der Geschäftsleitung.
• Starke organisatorische Disziplin mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten, Fristen, Stakeholder und kurzfristige Änderungen ohne Genauigkeitsverlust zu verwalten.
• Französischsprachig. Exzellentes schriftliches und mündliches Englisch. Jede weitere Sprache ist ein grosser Vorteil.
• Starke Kommunikationsfähigkeit mit der Fähigkeit, professionell mit Führungskräften, internen Teams, den Händlervertretern des Unternehmens und externen Besuchern zu interagieren.
• Hohe Detailgenauigkeit, fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion und die Fähigkeit, vertrauliche oder sensible Informationen angemessen zu behandeln.
• Proaktive Denkweise mit dem Selbstvertrauen, Bedürfnisse vorauszusehen, Lücken zu identifizieren, konstruktiv nachzufassen und die Arbeit voranzutreiben.
• Neugier auf digitale Tools, Automatisierung und intelligentere Arbeitsweisen, insbesondere Microsoft 365 Tools, SharePoint, Viva Engage und Copilot.
• Sicherer Umgang mit einem internationalen, multikulturellen und schnelllebigen Umfeld.

Required skills:

• Genauigkeit und Detailgenauigkeit: Erledigt Aufgaben präzise, prüft Ergebnisse sorgfältig und schützt die Qualität der Kommunikation und Unterlagen der Geschäftsleitung.
• Zusammenarbeit: Arbeitet konstruktiv über Teams, Funktionen, Länder und Stakeholder-Gruppen hinweg, um gemeinsame Ergebnisse zu unterstützen.
• Effektive Kommunikation: Kommuniziert klar, professionell und mit dem richtigen Mass an Dringlichkeit.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Passt sich schnell an wechselnde Prioritäten, Zeitpläne der Geschäftsleitung, Reisebedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder an.
• Management mehrerer Prioritäten: Balanciert konkurrierende Anforderungen, während wichtige Massnahmen, Meetings und Fristen eingehalten werden.
• Problemlösung: Nutzt praktisches Urteilsvermögen, um Probleme zu identifizieren, Lösungen vorzuschlagen und Reibungsverluste im Tagesgeschäft zu beseitigen.
• Digitale Neugier: Sucht nach Möglichkeiten zur Vereinfachung, Automatisierung und Verbesserung administrativer Prozesse unter Nutzung verfügbarer Tools.

jpid7699b81jm jpit1145jm jpiy26jm