SVP Executive Assistant

Ref 2588692 | Date: 2 Nov 2026

Albedis SA

ALBEDIS est un partenaire de recrutement suisse de premier plan, spécialisé dans la mise en relation entre talents et entreprises à travers un large éventail de secteurs, des postes de support jusqu'aux fonctions de direction. Membre d'Interiman Group, ALBEDIS s'appuie sur l'expertise combinée de ses marques partenaires pour couvrir des domaines tels que l'architecture et l'immobilier, la finance, l'IT, les sciences de la vie, le juridique ou encore les ressources humaines, avec une présence dans toute la Suisse (Berne, Genève, Lausanne, Zurich).

SVP Executive Assistant
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Description de l'entreprise
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Notre client est une organisation internationale majeure avec une forte empreinte mondiale et une présence bien établie à Genève.

Afin de soutenir un membre de haut niveau de son équipe de direction, nous recherchons actuellement un(e) Executive Assistant expérimenté(e) pour une mission temporaire de 3 mois à 100%.

Description du poste
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• Support Exécutif : Fournir un soutien administratif proactif au Senior Vice President, Distribution Services Division, en aidant à gérer les priorités, à préparer les engagements clés et à faire avancer les actions.
• Calendrier et Rythme Opérationnel : Gérer les calendriers complexes, les routines de direction, la cadence des réunions et les changements d'emploi du temps du Senior Vice President.
• Gouvernance des Concessionnaires et Réunions Stratégiques : Coordonner les réunions de gouvernance des concessionnaires, y compris les Segment Growth Councils, les revues de direction, les réunions VIP et d'autres forums de haut niveau impliquant les dirigeants et les parties prenantes de l'entreprise.
• Préparation et Suivi des Réunions : Préparer les ordres du jour, coordonner les lectures préalables, consolider les documents, prendre des notes et consigner les actions si nécessaire, et assurer le suivi auprès des parties prenantes pour soutenir une exécution disciplinée.
• Support de Communication : Rédiger, mettre en forme, coordonner et diffuser les mises à jour internes, les publications Viva Engage, les communications liées aux concessionnaires, les annonces et les messages de la direction au nom du Senior Vice President.
• Voyages et Logistique : Gérer de bout en bout les réservations de voyages, l'hébergement, les lettres de visa, la logistique des réunions, les voyages d'équipe, les réunions d'équipe élargies, les événements régionaux ou de division, et les dispositions pour les visiteurs du Senior Vice President.
• Coordination des Parties Prenantes : Travailler en étroite collaboration avec d'autres assistants exécutifs, les assistants exécutifs des concessionnaires, les équipes internes et les parties prenantes régionales pour assurer l'alignement, la réactivité et une expérience professionnelle pour tous les participants.
• Événements et Support d'Équipe : Soutenir les réunions de tous les employés de la division (All Employee meetings), les réunions et événements de direction élargis, les célébrations d'équipe et certaines initiatives de formation ou de développement.
• Innovation et Amélioration Continue : Utiliser des outils tels que Microsoft 365 Copilot, SharePoint, Viva Engage et d'autres solutions numériques pour simplifier le travail, automatiser les tâches répétitives, améliorer la qualité des documents et rendre les processus administratifs plus rapides et plus fiables. Le Strategic Plan for Profitable Growth met l'accent sur la transformation de notre façon de travailler grâce à des processus simplifiés et standardisés, soutenus par la technologie.

Profil recherché
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• Expérience confirmée en tant qu'Executive Assistant, ou rôle similaire de soutien à la haute direction.
• Forte discipline organisationnelle, avec la capacité de gérer de multiples priorités, échéances, parties prenantes et changements de dernière minute sans perdre en précision.
• Francophone. Excellent anglais écrit et parlé. Toute langue supplémentaire est un avantage considérable.
• Solides compétences en communication, avec la capacité d'interagir professionnellement avec les hauts dirigeants, les équipes internes, les représentants des concessionnaires de l'entreprise et les visiteurs externes.
• Grande attention aux détails, bon jugement, discrétion et capacité à gérer de manière appropriée des informations confidentielles ou sensibles.
• Esprit proactif, avec la confiance nécessaire pour anticiper les besoins, identifier les lacunes, assurer un suivi constructif et faire avancer le travail.
• Curiosité pour les outils numériques, l'automatisation et les méthodes de travail plus intelligentes, en particulier les outils Microsoft 365, SharePoint, Viva Engage et Copilot.
• Confort de travail dans un environnement international, multiculturel et au rythme soutenu.

Compétences requises :

• Précision et Attention aux Détails : Réalise le travail avec précision, vérifie soigneusement les résultats et préserve la qualité des communications et des documents de la direction.
• Collaboration : Travaille de manière constructive entre les équipes, les fonctions, les pays et les groupes de parties prenantes pour soutenir des résultats communs.
• Communication Efficace : Communique de manière claire, professionnelle et avec le niveau d'urgence approprié.
• Flexibilité et Adaptabilité : S'ajuste rapidement aux changements de priorités, aux calendriers de la direction, aux besoins de voyage et aux attentes des parties prenantes.
• Gestion de Multiples Priorités : Équilibre les demandes concurrentes tout en maintenant la trajectoire des actions clés, des réunions et des échéances.
• Résolution de Problèmes : Utilise un jugement pratique pour identifier les problèmes, proposer des solutions et éliminer les frictions dans les opérations quotidiennes.
• Curiosité Numérique : Recherche des opportunités pour simplifier, automatiser et améliorer les pr