SVP Executive Assistant

Ref 2588692 | Date: 2 Nov 2026

Albedis SA

ALBEDIS est un partenaire de recrutement suisse de premier plan, spécialisé dans la mise en relation entre talents et entreprises à travers un large éventail de secteurs, des postes de support jusqu'aux fonctions de direction. Membre d'Interiman Group, ALBEDIS s'appuie sur l'expertise combinée de ses marques partenaires pour couvrir des domaines tels que l'architecture et l'immobilier, la finance, l'IT, les sciences de la vie, le juridique ou encore les ressources humaines, avec une présence dans toute la Suisse (Berne, Genève, Lausanne, Zurich).

SVP Executive Assistant
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Description de l'entreprise
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Il nostro cliente è una grande organizzazione internazionale con una forte impronta globale e una presenza consolidata a Geneva.

Per supportare un membro senior del suo team di leadership esecutiva, siamo attualmente alla ricerca di un esperto Executive Assistant per un incarico temporaneo di 3 mesi al 100%.

Description du poste
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• Executive Support: Fornire supporto amministrativo proattivo al Senior Vice President, Distribution Services Division, aiutando a gestire le priorità, preparare i principali impegni e mantenere in movimento le azioni.
• Calendar and Operating Rhythm: Gestire calendari complessi, routine di leadership, cadenza delle riunioni e cambiamenti di programma per il Senior Vice President.
• Dealer Governance and Strategic Meetings: Coordinare le riunioni di dealer governance, inclusi Segment Growth Councils, revisioni della leadership, incontri VIP e altri forum di alto livello che coinvolgono i leader e gli stakeholder dell'azienda.
• Meeting Preparation and Follow-Up: Preparare gli ordini del giorno, coordinare i materiali di pre-lettura, consolidare i materiali, redigere verbali e azioni laddove richiesto, e dare seguito agli stakeholder per supportare un'esecuzione disciplinata.
• Communications Support: Redigere, formattare, coordinare e far circolare aggiornamenti interni, post su Viva Engage, comunicazioni relative ai dealer, annunci e messaggi di leadership per conto del Senior Vice President.
• Travel and Logistics: Gestire le prenotazioni di viaggio end-to-end, l'alloggio, le lettere per il visto, la logistica delle riunioni, i viaggi di team, le riunioni di team estese, gli eventi regionali o di divisione e gli accordi per i visitatori per il Senior Vice President.
• Stakeholder Coordination: Lavorare a stretto contatto con altri executive assistant, executive assistant dei dealer, team interni e stakeholder regionali per garantire allineamento, reattività e un'esperienza professionale per tutti i partecipanti.
• Event and Team Support: Supportare le riunioni All Employee della divisione, le riunioni ed eventi di leadership estesa, le celebrazioni del team e selezionate iniziative di formazione o sviluppo.
• Innovation and Continuous Improvement: Utilizzare strumenti come Microsoft 365 Copilot, SharePoint, Viva Engage e altre soluzioni digitali per semplificare il lavoro, automatizzare i compiti ripetitivi, migliorare la qualità dei documenti e rendere i processi amministrativi più rapidi e affidabili. Il Strategic Plan for Profitable Growth enfatizza la trasformazione del nostro modo di lavorare attraverso processi semplificati e standardizzati abilitati dalla tecnologia.

Profil recherché
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• Comprovata esperienza come Executive Assistant, o ruolo simile di supporto alla senior leadership.
• Forte disciplina organizzativa, con la capacità di gestire molteplici priorità, scadenze, stakeholder e cambiamenti dell'ultimo minuto senza perdere precisione.
• Di lingua francese. Eccellente inglese scritto e parlato. Qualsiasi lingua aggiuntiva è un forte vantaggio.
• Forti capacità comunicative, con la capacità di interagire professionalmente con i senior leader, i team interni, i rappresentanti dealer dell'azienda e i visitatori esterni.
• Alta attenzione ai dettagli, buon giudizio, discrezione e capacità di gestire informazioni riservate o sensibili in modo appropriato.
• Una mentalità proattiva, con la fiducia di anticipare le esigenze, identificare lacune, dare seguito in modo costruttivo e mantenere il lavoro in movimento.
• Curiosità per gli strumenti digitali, l'automazione e modi di lavorare più intelligenti, in particolare gli strumenti Microsoft 365, SharePoint, Viva Engage e Copilot.
• Capacità di lavorare in un ambiente internazionale, multiculturale e dinamico.

Required skills:

• Accuracy and Attention to Detail: Completa il lavoro con precisione, controlla attentamente i risultati e protegge la qualità delle comunicazioni e dei materiali esecutivi.
• Collaboration: Lavora in modo costruttivo tra team, funzioni, paesi e gruppi di stakeholder per supportare risultati condivisi.
• Effective Communication: Comunica in modo chiaro, professionale e con il giusto livello di urgenza.
• Flexibility and Adaptability: Si adatta rapidamente ai cambiamenti di priorità, agli orari degli esecutivi, alle esigenze di viaggio e alle aspettative degli stakeholder.
• Managing Multiple Priorities: Bilancia richieste contrastanti mantenendo in linea azioni, riunioni e scadenze chiave.
• Problem Solving: Utilizza un giudizio pratico per identificare problemi, proporre soluzioni e rimuovere attriti dalle operazioni quotidiane.
• Digital Curiosity: Cerca opportunità per semplificare, automatizzare e migliorare i processi amministrativi utilizzando gli strumenti disponibili.

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