Assistent/in Administration & Kundendienst (m/w/d)

Über Vulcain

Gegründet im Jahr 1858, ist Vulcain eine Schweizer Uhrenmanufaktur, die für ihr Erbe, ihr Know-how und ihre mechanischen Uhren bekannt ist, insbesondere die berühmte Cricket, die ikonische Weckuhr der Marke.

Um unser Team vorübergehend zu verstärken, suchen wir eine/n Assistent/in Administration & Kundendienst, um unsere Manufaktur in Le Locle ab Februar 2027 zu unterstützen (Mutterschaftsvertretung).

Ihre Aufgaben

Allgemeine Administration

• Sicherstellung der täglichen administrativen Verwaltung der Manufaktur.
• Verwaltung der Telefonzentrale, der Post und der laufenden administrativen Aufgaben.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und der verschiedenen Abteilungen.
• Sicherstellung der Nachverfolgung von Lieferanten, externen Dienstleistern und dem Einkauf von Verbrauchsmaterialien.

Bestellmanagement und Kundendienst

• Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenbestellungen über Shopify.
• Sicherstellung der administrativen Verfolgung der Verkäufe und Erstellung von Rechnungen.
• Beantwortung von Kundenanfragen und Gewährleistung eines professionellen und reaktionsschnellen Service.
• Unterstützung des Vertriebsteams nach Bedarf.

After-Sales-Service und Logistik

• Sicherstellung der administrativen und logistischen Verwaltung des After-Sales-Service (SAV).
• Organisation des Empfangs, der Vorbereitung, der Verpackung und des Versands der Uhren.
• Koordination der Transporte und Sicherstellung der Sendungsverfolgung.
• Vorbereitung der Versanddokumente und Zollanmeldungen.
• Sicherstellung der administrativen Nachverfolgung spezifischer Dokumente, insbesondere ATA-Carnets und CITES.

Administrative Unterstützung und Koordination

• Sicherstellung der Kassenverwaltung und Unterstützung der Buchhaltung bei administrativen Aufgaben.
• Mitarbeit bei den laufenden administrativen Aufgaben im Bereich Personalwesen.
• Begleitung des Lernenden bei seinen täglichen Aktivitäten in Koordination mit der Ausbildungsverantwortlichen.

Ihr Profil

• Kaufmännische oder administrative Ausbildung (CFC als Kaufmann/Kauffrau oder eine gleichwertige Ausbildung).
• Mindestens 2 bis 3 Jahre Erfahrung in einer administrativen Funktion innerhalb der Schweizer Uhrenindustrie.
• Gute Kenntnis der Abläufe und administrativen Anforderungen der Uhrenbranche.
• Exzellente Beherrschung der französischen Sprache und gute Beherrschung der englischen Sprache, in Wort und Schrift.
• Gute Kenntnisse von Microsoft Office.
• Kenntnisse von Shopify und der ERP-Software Stratégique sind ein Vorteil.
• Erfahrung im Management internationaler Sendungen und Zollformalitäten wird geschätzt.
• Exzellente Organisationsfähigkeit, Sorgfalt und Selbstständigkeit.
• Kundensinn, Kommunikationsfähigkeit und Teamgeist.
• Vielseitigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.

Wir bieten

• Eine vielseitige Stelle in einer historischen Schweizer Uhrenmanufaktur.
• Ein menschliches Arbeitsumfeld und eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen.
• Abwechslungsreiche Verantwortlichkeiten, die Administration, Kundendienst und Logistik kombinieren.
• Eine Einarbeitungszeit und Wissensvermittlung, um den Stellenantritt zu erleichtern.

Bedingungen

• Arbeitsort: Le Locle, Schweiz
• Vertragsart: Befristeter Vertrag (CDD) für 6 Monate
• Arbeitspensum: 100 %
• Stellenantritt: Ab Februar 2027, nach Vereinbarung