RECEPTIONIST / OFFICE ASSISTANT (70% – 80%)

Unser engagiertes Support-Team sucht eine/n Receptionist/Office Assistant mit einem Pensum von 70% bis 80%. Wir suchen eine/n aufgeweckte/n, organisierte/n und motivierte/n Kandidat/in mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, Liebe zum Detail und dem echten Wunsch, Teil eines dynamischen internationalen Umfelds zu sein. In Berichterstattung an den HR Officer und als Teil eines Teams wird der/die Receptionist/in die erste Anlaufstelle für unsere Gäste und Kunden sein und zudem administrative Unterstützung im gesamten Büro in Geneva leisten.

Die Verantwortlichkeiten umfassen:

• Empfang aller Besucher und Entgegennahme eingehender Anrufe auf Französisch und Englisch, einschliesslich Vorsortierung und Weiterleitung wie angemessen;
• Verwaltung der Front-Office-Präsentation und der Vorräte sowie Überwachung der Lagerbestände, einschliesslich Unterstützung bei der Sicherstellung, dass die Empfangs- und Konferenzbereiche ordentlich sind und mit Schreibwaren sowie Marketingmaterialien bestückt sind;
• Verwaltung von Konferenzraumbuchungen und Pflege der Kalender;
• Unterstützung beim Einrichten von Besprechungsräumen, einschliesslich IT- und Videokonferenztechnik nach Bedarf;
• Unterstützung bei der Koordination von Catering-Arrangements für Besprechungen, interne Veranstaltungen und Seminare, wenn erforderlich;
• Unterstützung beim Sortieren und Verteilen der Post sowie beim Umgang mit ausgehender Post und Kurierdiensten;
• Unterstützung bei der Aufrechterhaltung der Bürosicherheit durch Überwachung des Besucherzugangs und Ausgabe von Ausweisen;
• Nachverfolgung von empfangs- und konferenzbezogenen Ausgaben;
• Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben wie Ablage, Scannen, Fotokopieren und Unterstützung bei ad hoc Bürobebedürfnissen, wie erforderlich;
• Unterstützung, auch für Legal Assistants, bei verschiedenen administrativen Aufgaben für Anwälte und das Management, einschliesslich Reisearrangements, Spesenabrechnungen etc.

Was wir suchen:

• Erfahrung in einer ähnlichen Rolle erforderlich; Erfahrung in einer Anwaltskanzlei oder einem anderen Unternehmens- oder Gastgewerbeumfeld wäre von Vorteil;
• Fundierte Kenntnisse in Microsoft Office Anwendungen und Vertrautheit mit der Büro-IT, einschliesslich Videokonferenzsystemen;
• Professionelles, höfliches und selbstbewusstes Auftreten mit starken Kundenservice-Fähigkeiten und einer entsprechenden Mentalität sowie einem gepflegten und professionellen Erscheinungsbild, das für eine kundenorientierte Rolle angemessen ist;
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten;
• Eine fröhliche Veranlagung und eine „Can-do“-Einstellung;
• Fähigkeit zur selbstständigen oder teamorientierten Arbeit;
• Akribisch und gewissenhaft mit ausgezeichneten Organisationsfähigkeiten;
• Ressourcenreich, proaktiv und reaktionsschnell bei Problemen;
• Nachgewiesene Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten;
• Diskret und in der Lage, mit sensiblen Informationen umzugehen;
• Fliessende Sprachkenntnisse in Französisch und Englisch zwingend erforderlich; andere Sprachen (einschliesslich Deutsch) sind ein grosser Vorteil.

Wenn Sie daran interessiert sind, Teil unseres dynamischen internationalen Teams zu werden, reichen Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf und Motivationsschreiben) hier ein (https://lalive-law.jobs.personio.com/job/2282894#apply). Bei Fragen zu dieser Stelle senden Sie bitte eine E-Mail an recruitment@lalive.law (mailto:recruitment@lalive.law). Nur direkte Bewerbungen über unsere Rekrutierungsplattform werden berücksichtigt.