RÉCEPTIONNISTE / ASSISTANT(E) DE BUREAU (70% – 80%)

Notre équipe Support dévouée recherche un(e) Réceptionniste/Assistant(e) de bureau, travaillant à 70% ou 80%. Nous recherchons un candidat brillant, organisé et motivé, doté d'excellentes compétences en communication, d'un souci du détail et d'un réel désir de faire partie d'un environnement international dynamique. Sous la responsabilité du HR Officer et travaillant en équipe, le/la réceptionniste sera le premier point de contact pour nos invités et clients, tout en fournissant un soutien administratif dans l'ensemble du bureau de Genève.

Les responsabilités comprendront :

• Accueillir tous les visiteurs et gérer les appels entrants en français et en anglais, y compris le filtrage et le transfert si nécessaire ;
• Gérer la présentation et les fournitures de la réception, et maintenir les niveaux de stocks, y compris en aidant à s'assurer que la réception et les zones de conférence sont rangées et approvisionnées en papeterie et matériel marketing ;
• Gérer les réservations de salles de conférence et tenir les calendriers à jour ;
• Aider à la préparation des salles de réunion, y compris avec tout équipement informatique et de visioconférence si nécessaire ;
• Aider à la coordination des services de restauration pour les réunions, les événements internes et les séminaires si nécessaire ;
• Aider au tri et à la distribution du courrier entrant, ainsi qu'à la gestion du courrier sortant et des services de coursier ;
• Aider à maintenir la sécurité du bureau en surveillant l'accès des visiteurs et en délivrant des badges ;
• Suivre les dépenses liées à la réception et aux conférences ;
• Effectuer des tâches administratives générales telles que le classement, la numérisation, la photocopie et aider aux besoins de bureau ad hoc, selon les besoins ;
• Fournir un soutien, y compris aux assistants juridiques, pour diverses tâches administratives destinées aux avocats et à la direction, y compris l'organisation de voyages, les notes de frais, etc.

Ce que nous recherchons :

• Expérience acquise dans un(e) ou plusieurs rôle(s) similaire(s) requise ; une expérience dans un cabinet d'avocats ou un autre environnement d'entreprise ou d'hôtellerie serait un avantage ;
• Excellente maîtrise des applications Microsoft Office et familiarité avec l'équipement informatique de bureau, y compris les systèmes de visioconférence ;
• Comportement professionnel, courtois et assuré, avec de solides compétences et un état d'esprit axés sur le service client, et une présentation soignée et professionnelle appropriée pour un rôle en contact avec la clientèle ;
• Fortes compétences interpersonnelles et de communication ;
• Un tempérament jovial et une attitude proactive (« can do ») ;
• Capacité à travailler seul ou en collaboration ;
• Méticuleux et diligent, avec d'excellentes capacités d'organisation ;
• Ingénieux, proactif et réactif face aux problèmes ;
• Capacité prouvée à travailler sous pression ;
• Discret et capable de gérer des informations sensibles ;
• Maîtrise courante du français et de l'anglais impérative ; d'autres langues (y compris l'allemand) sont un atout majeur.

Si vous souhaitez rejoindre notre équipe internationale dynamique, veuillez soumettre vos documents de candidature (CV et lettre de motivation) ici (https://lalive-law.jobs.personio.com/job/2282894#apply). Pour toute question concernant ce rôle, veuillez envoyer un e-mail à recruitment@lalive.law (mailto:recruitment@lalive.law). Seules les candidatures directes via notre plateforme de recrutement seront examinées.