RECEPTIONIST / OFFICE ASSISTANT (70% – 80%)

Il nostro dedicato team di Supporto è alla ricerca di un/una Receptionist/Office Assistant, con un impiego al 70% - 80%. Cerchiamo un candidato brillante, organizzato e motivato, con eccellenti capacità comunicative, attenzione ai dettagli e un vero desiderio di far parte di un ambiente internazionale dinamico. Riportando all'HR Officer e lavorando all'interno di un team, il/la receptionist sarà il primo punto di contatto per i nostri ospiti e clienti, fornendo inoltre supporto amministrativo in tutto l'ufficio di Geneva.

Le responsabilità includeranno:

• Accogliere tutti i visitatori e gestire le chiamate in entrata in francese e inglese, inclusi lo screening e il trasferimento delle stesse come appropriato;
• Gestire la presentazione e le forniture del front-office, e mantenere i livelli di inventario, contribuendo a garantire che le aree di ricezione e conferenza siano ordinate e rifornite di cancelleria e materiale di marketing;
• Gestire le prenotazioni delle sale conferenze e mantenere i calendari;
• Assistere nell'allestimento delle sale riunioni, inclusi eventuali apparecchiature IT e di videoconferenza secondo necessità;
• Assistere con il coordinamento dei servizi di catering per riunioni, eventi interni e seminari quando richiesto;
• Assistere nella smistazione e distribuzione della posta in entrata, e nella gestione della posta in uscita e dei servizi di corriere;
• Aiutare a mantenere la sicurezza dell'ufficio monitorando l'accesso dei visitatori e rilasciando i badge;
• Monitorare le spese relative alla reception e alle conferenze;
• Svolgere mansioni amministrative generali come archiviazione, scansione, fotocopie e aiutare con esigenze d'ufficio ad hoc, secondo necessità;
• Fornire supporto, anche agli assistenti legali, per varie attività amministrative per avvocati e management, inclusi i viaggi, le note spese, ecc.

Cosa cerchiamo:

• Esperienza maturata in ruoli simili richiesta; l'esperienza in uno studio legale o in un altro ambiente aziendale o alberghiero sarebbe un vantaggio;
• Ottima padronanza delle applicazioni Microsoft Office e familiarità con le apparecchiature IT d'ufficio, inclusi i sistemi di videoconferenza;
• Comportamento professionale, cortese e sicuro, con forti capacità e mentalità di servizio al cliente, e con una presentazione curata e professionale adeguata a un ruolo a contatto con il cliente;
• Forti capacità interpersonali e comunicative;
• Una disposizione allegra e un atteggiamento propositivo (“can do” attitude);
• Capacità di lavorare da soli o in collaborazione;
• Meticolosi e diligenti, con eccellenti capacità organizzative;
• Intraprendenti, proattivi e pronti a rispondere ai problemi;
• Comprovata capacità di lavorare sotto pressione;
• Discreti e capaci di gestire informazioni sensibili;
• Fluente in francese e inglese imperativo; altre lingue (incluso il tedesco) rappresentano un forte valore aggiunto.

Se sei interessato a unirti al nostro dinamico team internazionale, invia i tuoi documenti di candidatura (CV e lettera di presentazione) qui (https://lalive-law.jobs.personio.com/job/2282894#apply). Per qualsiasi domanda riguardante questo ruolo, invia un'e-mail a recruitment@lalive.law (mailto:recruitment@lalive.law). Saranno considerate solo le candidature dirette tramite la nostra piattaforma di reclutamento.